Diese Anleitung soll Dir einen verständlichen Überblick über den Aufbau von E-Rechnungen sowie die Bedeutung der einzelnen BT-Felder vermitteln, die für eine normgerechte elektronische Rechnungsstellung erforderlich sind.
Im Bild haben wir Dir die wichtigsten BT-Felder farblich markiert. Die zugehörigen Bedeutungen findest Du in der unten stehenden Tabelle. Dieses Dokument dient ausschließlich der Veranschaulichung und bezieht sich daher auf eine Beispielrechnung.
| BT-Feld-Nummer | Bezeichnung |
| BT-27 | Rechtlicher Name (Verkäufer) |
| BT-38 | PLZ (Verkäufer) |
| BT-37 | Ort (Verkäufer) |
| BT-44 | Name (Käufer) |
| BT-50 | Straße / Hausnummer (Käufer) |
| BT-53 | PLZ (Käufer) |
| BT-52 | Ort (Käufer) |
| BT-2 | Rechnungsdatum |
| BT-10 | Leitweg-ID * |
| BT-1 | Rechnungsnummer |
| BT-126 | Positionsnummer |
| BT-153 | Artikelbezeichnung |
| BT-129 | Menge |
| BT-130 | Einheit |
| BT-142 | Grundbetrag netto |
| BT-5 | Währung |
| BT-109 | Gesamtsumme (netto) |
| BT-110 | Summe Umsatzsteuer |
| BT-112 | Gesamtbetrag (brutto) |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum |
| BT-20 | Skonto-Angaben |
| BT-42 | Telefon |
| BT-43 | E-Mail-Adresse |
| BT-85 | Kontoinhaber |
| BT-84 | IBAN |
| BT-32 | Steuernummer |
| BT-31 | Umsatzsteuer-ID |
* Leitweg-ID:
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Adresse im öffentlichen Verwaltungssystem. Sie wird benötigt, damit elektronische Rechnungen, zum Beispiel E-Rechnungen, automatisch an die richtige Behörde, Organisationseinheit oder Abteilung zugestellt werden können. Die Leitweg-ID wird von der öffentlichen Behörde festgelegt und Dir zur Rechnungsstellung mitgeteilt. Eine eigene Leitweg-ID kannst Du als Landwirt nicht anlegen.
Leitweg-ID in top farmplan eintragen:
In top farmplan kannst Du beim Anlegen eines Empfängers die Leitweg-ID direkt mit eintragen. Sie erscheint dann automatisch auf der Rechnung.
Möchtest Du die Leitweg-ID nachträglich ergänzen, gehst Du im Rechnungsmodul auf „Empfänger“ und wählst den entsprechenden Eintrag aus. Auf der rechten Seite kannst Du unter „Kundendaten“ und „Bearbeiten“ die Leitweg-ID nachträglich einfügen.
GLN-Nummer in top farmplan eintragen
Die GLN steht für Global Location Number. Sie ist eine weltweit standardisierte, eindeutige Identifikationsnummer für Unternehmen und deren Standorte – vergleichbar mit einer Kundennummer.
Wenn Du als Landwirt beispielsweise ein Produkt an einen Supermarkt lieferst, benötigst Du dafür möglicherweise eine GLN. So kann der Supermarkt Dich als Lieferanten in seinem Warenwirtschaftssystem eindeutig identifizieren.
In top farmplan kannst Du die GLN beim jeweiligen Empfänger hinterlegen. Gehe dazu in das Rechnungsmodul und wähle Empfänger aus. Wähle anschließend den gewünschten Empfänger aus und klicke auf Bearbeiten. Unter dem Punkt Geschäftsadresse kannst Du die GLN hinterlegen.
Die GLN wird Dir beim Erfassen der Rechnung unter der Adresse des Empfängers angezeigt. Sobald Du die Rechnung festschreibst, ist die GLN nur noch im XML-Format sichtbar. Auf dem PDF wird sie nicht gedruckt.
IBAN in der XML-Datei
Wenn beim Erstellen einer Rechnung in top farmplan nicht ausgewählt wird, dass die Rechnung per Überweisung beglichen werden soll, werden die entsprechenden Bankdaten – einschließlich der IBAN – nicht in der XML-Datei hinterlegt.
Damit die IBAN in der XML-Datei enthalten ist, muss bei der Rechnung die Zahlungsart „Überweisung“ ausgewählt werden.