Zeit sparen bei der Ablage

Erfahrungsbericht von Hartmut Börger (Wietmarschen)

Hartmut Börger arbeitet seit ein paar Monaten mit top farmplan. Wir haben ihn auf seinem Milchviehbetrieb in Wietmarschen (Grafschaft Bentheim, Niedersachsen) besucht und gefragt, wie er top farmplan nutzt

Zeit sparen bei der Ablage

 

Herr Börger, können Sie Ihren Betrieb kurz vorstellen?

Hartmut Börger: Unser Betrieb bewirtschaftet ca. 85 ha landwirtschaftliche Nutzfläche und hält ca. 130 Milchkühe + Nachzuchtrinder.

Mit wie vielen Mitarbeitern wird die Arbeit erledigt?

Hartmut Börger: Neben mir arbeiten ein Auszubildender und eine Teilzeitkraft auf meinen Betrieb.

Wie sind die Arbeitsabläufe bei Ihnen im Betrieb organisiert?

Hartmut Börger: Die Außenwirtschaft inklusive Pflanzenschutz haben wir zum großen Teil an einem Lohnunternehmer abgegeben. Wir arbeiten in vielen Bereichen mit festen Rhythmen z.B. beim Tierarzt.

Wer ist denn bei Ihnen für die Büroarbeit zuständig?

Hartmut Börger: Die gesamte Büroarbeit wird von mir erledigt. Ich kontiere z.B. selber Rechnungen und scanne alle sonstigen Belege in top farmplan ein. Die Rechnungen verarbeite ich in einem Buchhaltungsprogramm. Die HIT-Meldungen erledige ich auch selbst, aktuell noch über die Webseite von HI-Tier. Ich freue mich, dass das in Zukunft auch mit top farmplan möglich sein wird.

Online Büro für Landwirte

Und wie erfolgt bei Ihnen die Ablage?

Hartmut Börger: Ich lege alles digital ab. Sobald ein Dokument in Papierform in das Büro eingeht, versehe ich es mit einen Paginierstempel und scanne es anschließend ein. Dies ist mit meinen Dokumentenscanner sehr einfach und ich kann die Unterlagen schnell in top farmplan hochladen. Ich lege z.B. Lieferscheine, Behandlungslisten vom Tierarzt und Gülleuntersuchungen im digitalen Aktenschrank ab. Die eingescannten Dokumente verwahre ich anschließend in Kartons, die ich mit den enthaltenen Nummern (z.B. 1 – 200) beschrifte. So spare ich bei der Ablage sehr viel Zeit.

Was hat sich dadurch verbessert?

Hartmut Börger: Es wurde bisher viel geblättert und gesucht. Durch die integrierte OCR Funktion (automatische Texterkennung) und die Volltextsuche finde ich in topfarmplan meine Dokumente viel schneller und einfacher wieder. Mit Hilfe der Vorschau auf das Dokument kann ich sofort erkennen, ob es das Richtige ist. Wenn z.B. ein Prüfer kommt, kann ich ihm die Unterlagen direkt zeigen. Sollte er doch einmal das Original sehen wollen, finde ich es über die Nummerierung in der entsprechenden Kiste wieder. Vor meinem Umstieg auf top farmplan habe ich alles in Ordnern abgelegt. Diese Struktur habe ich dann in top farmplan übernommen.

Sie können mit top farmplan auch einfach Ordner mit anderen Personen teilen, so dass diese Zugriff auf die dort gespeicherten Dokumente haben. Nutzen Sie dies auch schon?

Hartmut Börger: Aktuell nutze ich dies noch nicht. Ich kann mir aber gut vorstellen es z.B. bei Güllelieferscheinen einzusetzen. Bisher wurde ein Lieferschein so oft hin und her gefaxt bis alle unterschrieben hatten, da war kaum noch etwas zu lesen. Dies wird in Zukunft mit top farmplan deutlich einfacher.

Was ist für Sie der größte Vorteil der Handy-App von top farmplan?

Hartmut Börger: Die App nutze ich z.B. im Stall, wenn ich Untersuchungslisten für den Tierarzt benötige oder ähnliches. Ich kann unterwegs schnell auf meine Unterlagen zugreifen und finde durch die einfache Suchfunktion schnell das entsprechende Dokument. Außerdem kann ich ja auch mit der App scannen, wenn ich im Stall oder auf dem Hof bin.

Welche Funktion von top farmplan finden Sie besonders praktisch?

Hartmut Börger: Ich nutze sehr gerne den Zugriff über WebDAV. Dadurch kann ich mir meinen Aktenschrank von top farmplan als virtuelles Laufwerk integrieren – ähnlich wie eine Festplatte. So kann ich noch schneller Dokumente in den passenden Ordner verschieben oder auch eine Sicherung machen.

Wenn wir gerade an dem Punkt sind – machen Sie sich Gedanken über die Sicherheit Ihrer Dokumente, wenn Sie diese digital ablegen?

Hartmut Börger: Davor habe ich keine Angst. Der Server ist TÜV zertifiziert und in Deutschland ansässig. Ich finde diese Art der Aufbewahrung sehr sicher. Wenn es z.B. zu einen Wasserschaden kommt oder ein Feuer ausbricht, sind die Daten immer noch verfügbar.

Herr Börger, vielen Dank für das Gespräch!

 

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