Immer eins weiter – Warum Du unbedingt einen Paginierstempel brauchst

Wie schafft man eine sichere Verbindung zwischen Papier-Original im Regal und PDF-Datei im digitalen Archiv? Eine verbreitete Lösung, die sich auch in meinem Agrarbüro bewährt hat, ist der Paginierstempel.

Paginierstempel nutzen

Und so geht’s:

Papier-Originale, die ich behalten möchte, erhalten vor dem Scan eine fortlaufende Nummer mit dem Paginierstempel. Im Regal-Archiv sind sie strikt in dieser Reihenfolge abgelegt. Ich beschränke mich bei meiner Ablage auf drei Nummernkreise, für die ich jeweils einen Stempel verwende:

  • Allgemeine Dokumente wie Verträge, Policen, wichtiger Schriftverkehr erhalten eine fortlaufende Nummer, zum Beispiel 000271.
  • Die Buchführungsunterlagen des landwirtschaftlichen Betriebs erhalten eine Nummer, aus der das Jahr und der Betrieb hervorgeht. Zum Beispiel 161035, die 16 steht für 2016 und die 1 für Landwirtschaft.
  • Bei den Buchführungsunterlagen der Biogasanlage ist es ähnlich. Zum Beispiel 162035 mit 16 für 2016 und 2 für Biogas.
  • Weniger wichtige Dokumente wandern nach dem Scannen in den Papierkorb.

Bei mir im Regalarchiv gibt es nur noch drei unterschiedliche Ordner (oder Kisten). Sie enthalten jeweils den Nummernkreis eines Paginierstelmpels. Die detailliertere thematische Zurordnung erfolgt ausschließlich im digitalen Archiv. Zum Start kostet es etwas Überwindung, die Gebäudeversicherungspolice zum Beispiel auf den Fahrzeugschein des Traktors zu heften. Durch die einfache Papier-Ablage beschleunigt sich der Scanvorgang deutlich. Meine Erfahrungen haben gezeigt, dass es sehr gut funktioniert. Bisher habe ich alles schnell wiedergefunden. Wenn ich ein Original brauche, suche ich das digitale PDF entweder über die Ordnerstruktur oder mit der Suchfunktion. Die Stempelnummer sagt mir dann den Ablageort und die ungefähre Lage. Das durchblättern des fortlaufend nummerierten Stapels ist dann schnell erledigt. Hier ist es sogar günstig, das die schon erwähnte Gebäudeversicherung nicht zwischen lauter anderen, gleichartigen Versicherungsdokumenten liegt. Die verschiedenen Briefköpfe hat man im Kopf, das beschleunigt die Suche nach dem Original.

Neben dem Abdruck des Paginierstempels auf dem Dokument ist die Nummer bei meinem System auch im Dateinamen enthalten. Das hat einen weiteren Vorteil: Fehlt die Nummer im Dateinamen, weiß ich sofort, dass es kein Papier-Original geben kann.

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