Mein ideales Ablagesystem: Kisten statt Ordner

Ab Januar 2017 heißt es in meinem Agrarbüro: Kiste statt Ordner. Bisher habe ich alle Papier-Originale, die ich behalten wollte, gelocht und sauber abgeheftet. Mehr als zwei Jahre digitales Büro haben mir aber gezeigt, dass sich der Aufwand gar nicht lohnt. Ich kann an einer Hand abzählen, wie oft ich in den letzten Jahren ein Papier-Original gebraucht habe. Der Zugriff über das digitale Archiv ist einfach schneller und komfortabler. Deshalb wandern die gescannten Blätter jetzt in die Kiste.

Ablagesystem Büro

Mein Ablagesystem ist dabei das gleiche, wie bisher bei den Ordnern. Die Originale erhalten eine fortlaufende Nummer mit dem Paginierstempel (Siehe dieser Tipp). Diese Nummer findet sich auch im Dateinamen und auf dem Scan. Nach dem scannen werden sie in einer Archivbox fortlaufend gestapelt. Zum Start schreibe ich die Anfangsnummer auf die Box, wenn sie voll ist kommt noch die Nummer des letzten Dokuments dazu. Wird das Original benötigt, einfach anhand der Nummer die Box auswählen und das Dokument heraussuchen.

Kassenbelege richtig aufbewahren

In der Box lassen sich Dokumente unterschiedlicher Größe problemlos ablegen. Sind die Originale sehr klein, etwa bei Kassenbelegen, verwende ich eine Klarsichthülle oder klebe sie auf ein Trägerblatt. Die Boxen fassen mehr Dokumente und sind günstiger als Ordner. Ich werde drei Boxen auf dem Schreibtisch deponieren: Eine für allgemeine Dokumente und je eine für Buchführung Biogas und Landwirtschaft. Nach dem scannen wandern die Papiere dann in die thematisch passende Box.
Soweit die Theorie. In der Praxis gestaltete sich die Suche nach der richtigen Box etwas schwierig. Mein Anforderungen an eine gute Akten-Kiste:

  • Etwas größer als A4, damit auch geheftete oder gebundene Dokumente Platz haben,
  • aber nicht zu groß, sonst kann der Stapel durcheinander geraten.
  • Deckel gegen Staub und für eine saubere Optik auf dem Schreibtisch.
  • Nicht zu hoch, damit der Stapel noch schnell durchsuchbar bleibt.
  • Eher schlichtes Design.

Standard-Archivboxen fallen damit raus. Sie sind zu groß, da sie für die Lagerung von mehreren Ordnern gemacht sind. Ich werde es jetzt mit diesem Produkt von Amazon probieren. Die Größe scheint passend. Über Eignung und Haltbarkeit werde ich berichten.

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