4 nützliche Tipps für die top farmplan Suche

So suchst & findest Du im Aktenschrank von top farmplan

Deine Dokumente liegen im Aktenschrank und Du suchst nun ein bestimmtes Dokument in top farmplan? Mit diesen 4 Tipps wird Deine Suche schneller und einfacher.

TopFarmplan Tipps

Hier die 4 wichtigsten Tipps für die Suche:

      1. Integrierte OCR Funktion mit Volltextsuche
        Manche Scanner nutzen eine OCR-Funktion, um die Volltextsuche zu ermöglichen. Bei top farmplan ist dies bereits in der Anwendung integriert. Das heißt, dass Dein Scanner nicht zwangsläufig eine OCR Funktion benötigt (Lesetipp: So findest Du den richtigen Scanner). Ein großer Vorteil ist, dass Du zum Beispiel auch nach Rechnungsbeträgen, Posten auf Lieferscheinen oder Firmennamen suchen kannst, auch wenn Du diese bei der Benennung der Datei nicht berücksichtigt hast.
      2. Das Suchfeld
        Hier kannst Du ein beliebiges Wort eingeben. Nun drückst du die „Entertaste“ oder klickst auf die Lupe und die Suche startet. In der Ergebnisliste werden Dir alle Dokumente angezeigt, die dieses Wort enthalten. Dadurch findest Du Deine Unterlagen schnell und einfach wieder. Wichtig: Es werden nur ganze Wörter oder Wortanfänge gesucht, keine Bestandteile! Du kannst also nur nach dem Wort „Rechnung“ oder nach „Rechnu“ suchen, nicht nach „chnung“.
      3. Suchoptionen
        Damit Du Deine Dokumente wiederfindest, egal in welchen Ordner Du diese abgelegt hast, wird der gesamte Aktenschrank durchsucht. Dadurch wird manchmal viel angezeigt. Um dies einzugrenzen, hast Du verschiedene Suchoptionen, die wir Dir im Folgenden erklären.

          • Die „Oder-Suche“ Du möchtest z.B. Lieferscheine des Landhandels Meyer suchen. Wenn Du nur das Wort „Lieferschein“ eingibst werden Dir alle Dokumente angezeigt welche das Wort Lieferschein beinhalten. Hier tauchen auch Lieferscheine von anderen Unternehmen auf. Wenn Du zusätzlich das Wort Meyer eingibst werden Dir alle Dokumente angezeigt welche das Wort Meyer oder Lieferschein beinhalten.
          • Die „Und-Suche“
            Wenn Du die Suche stärker eingrenzen möchtest, kannst Du wie folgt vorgehen: Du gibst, wenn Du nur die Lieferscheine von Landhandel Meyer erhalten willst folgendes in die Suchzeile ein. „+Lieferschein +Landhandel +Meyer“. Nun sucht das Programm nur die Dokumente raus in denen alle drei Wörter vorkommen. So bekommst Du ein genaueres Suchergebnis.
      4. Die Vorschau
        Deine Ergebnisse werden wahlweise als Listenansicht oder als Kacheln angezeigt. Klicke mit der rechten Maustaste auf ein Suchergebnis und wähle „Eigenschaften“ aus. Im rechten Fenster kannst Du nun sehen, wie das Dokument aussieht und um was für ein Dokumententyp es sich handelt und in welchem Ordner es liegt. Weiter kannst Du sehen, wie das Dokument heißt, wann Du es gespeichert hast, wie groß es ist und eventuell vergebene Schlagworte. Durch Klick auf das Dokument bekommst Du rechts eine größere Vorschau angezeigt. Falls es sich um eine Word-, Excel- oder Powerpoint-Datei handelt, kannst Du dieses mit einen „Doppelklick“ im Online Office bearbeiten, bei PDFs wird dieses im Vollbildmodus geöffnet.

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