Digitalisierung: Eine Chance in der Krise

Wie Du mit digitalen Hilfsmitteln und Prozessen auch in Zeiten der Corona-Krise handlungsfähig bleibst und Deinen landwirtschaftlichen Betrieb weiter effizient steuerst.

Digitales Agrarbüro mit top farmplan

Die Corona-Krise hat Deutschland und die Welt fest im Griff. Wohl kaum jemand war darauf vorbereitet, wie sich unser aller Leben in nur wenigen Wochen verändern kann. Neben den Auswirkungen auf das Privatleben der Arbeitnehmer spüren viele Branchen auch extreme Einschnitte im beruflichen Umfeld.

In dieser Lage kommt der Landwirtschaft eine sehr hohe Bedeutung zu.

Gerade regionale Vertriebswege können dafür sorgen, dass die Bevölkerung trotz Grenzschließungen und Lieferengpässen bei ausländischen Importgütern weiter mit den wichtigsten Nahrungsmitteln versorgt werden kann. Für uns alle ist es deswegen wichtiger denn je, dass ihr als Landwirte Eure Arbeit möglichst uneingeschränkt und effektiv verrichten könnt. Wir als digitale Tochter des Landwirtschaftsverlags sehen unsere Aufgabe und unsere Verantwortung darin, Euch im Rahmen unserer Möglichkeiten dabei so gut es geht zu unterstützen.

In der aktuellen Situation, in der viele Landwirte keinen oder nur noch eingeschränkten persönlichen Kontakt zu Ihren Kunden, Lieferanten oder sonstigen Partnern pflegen können, offenbaren sich umso mehr die Vorteile digitaler Lösungen und Prozesse. Doch nicht jeder Betrieb nutzt bereits alle Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet.

Daher haben wir einen Leitfaden mit den wichtigsten Fragen & Antworten zum digitalen Arbeiten entwickelt.

Außerdem geben wir Tipps zu Programmen und Technik, die Euch die Arbeit erleichtern und mit denen Ihr Eure Prozesse an die veränderte Situation durch den Ausbruch des Coronavirus bestmöglich anpassen könnt.

Leitfaden Digitalisierung
Die besten Lösungen in der Krise

Inhalt:

  1. Häufige Fragen & Antworten
  2. Begriffe einfach erklärt
  3. Hilfreiche Programme
  4. Hardware & Technik
  5. Tipps für die landwirtschaftliche Praxis
  6. Tipps fürs Homeoffice

1. Häufige Fragen & Antworten

„Wie kann ich meine Belege dem Steuerberater zukommen lassen?“

Die meisten Steuerberater und Kanzleien sind durch die Ausbreitung des Coronavirus gezwungen, keine persönlichen Termine mit Ihren Mandanten mehr durchzuführen. Wer bislang also seine Papierbelege persönlich zum Steuerberater gebracht oder von diesem hat abholen lassen, muss sich jetzt nach Alternativen umsehen.

Belege können vielen Steuerberatern aktuell nicht mehr persönlich gebracht werden.

Eine Lösung kann sein, die Dokumente per Post zu verschicken. In der Regel geht auf dem postalischen Weg zwar nichts verloren, aber grade bei wichtigen und vertraulichen betrieblichen Daten bleibt eine Restunsicherheit. Außerdem ist die Post auch nicht der richtige Weg, wenn es schnell gehen muss. Die beste Lösung ist, dem Steuerberater die Dokumente digital zukommen zu lassen. Dadurch ist kein persönlicher Kontakt notwendig und außerdem sind die Belege für den Steuerberater sofort verfügbar und auch Du selbst hast weiterhin Zugriff auf Deine Daten.

So geht’s:  In top farmplan kannst Du zum Beispiel ganz einfach einen oder mehrere Ordner freigeben. Der Steuerberater kann sich so direkt die benötigten Belege herunterladen. Eine Anleitung dazu findest Du hier: Ordnerfreigabe in top farmplan

Nutzt Dein Steuerberater zum Beispiel DATEV oder NLB, gibt es für die Belegübertragung noch einfachere Möglichkeiten:

  1. Anleitung: Belege per Schnittstelle an DATEV übertragen
  2. Anleitung: Belege an NLB übertragen

Nicht nur mit dem Steuerberater, auch Familienmitgliedern, dem Pflanzenbauberater oder seinen Mitarbeitern kann man auf diese Weise Zugriff auf bestimmte Ordner oder Dokumente geben!

„Wenn meine Bürokraft erkranken sollte oder der Verantwortliche für die Ablage ausfällt, wie finde ich dann meine Dokumente?“

Auch bei landwirtschaftlichen Betrieben gibt es häufig Papierablagesysteme, die über viele Jahre organisch gewachsen sind. Meistens findet sich dann nur noch derjenige darin zurecht, der tagtäglich mit der Ablage arbeitet. Wer schon mal eine Betriebsübergabe hinter sich hat, weiß wie schwer es sein kann, sich in das Ordnungssystem eines anderen einzufinden. Was also machen, wenn die Person, die sich mit der Ablage auskennt, ausfällt und Du dringend ein wichtiges Dokument suchst?

So geht’s: Am besten beugst Du diesem Szenario schon vor, indem Du Deine Belege einscannst und digital ablegst. Bei Windows kannst Du dann zumindest nach Dateinamen suchen.

Ein DMS mit Volltextsuche ist extrem hilfreich.

Noch praktischer ist es, wenn Du ein Dokumentenmanagement-System mit integrierter Texterkennung und Suchfunktion nutzt. Dann musst Du nicht wissen, in welchem Aktenordner oder digitalen Ordner ein Dokument liegt oder wie die Datei benannt wurde – es reicht, wenn Du einen Begriff bei der Suche eingibst, der auf dem Dokument steht. Das kann der Name des Lieferanten, der Vertragspartner, eine Position oder sogar ein Rechnungsbetrag sein. Und schon hast Du das richtige Dokument parat, ohne lange Aktenordner wälzen zu müssen.

Ist das entsprechende System dann auch GoBD-Konform und hast Du eine Verfahrensdokumentation erstellt, bist Du auch rechtlich auf der sicheren Seite – anders als bei der Ablage auf der eigenen Festplatte.

Der Nachteil ist, dass es mit der digitalen Ablage zu spät ist, wenn der Verantwortliche erstmal ausgefallen ist. Denn dann hast Du noch keinen Bestand an Dokumenten aufgebaut, die Du durchsuchen kannst. Also am besten schon vorab oder ab sofort damit anfangen, die Eingangspost einzuscannen, damit Du für den schlimmsten Fall gerüstet ist.

„Ich möchte den persönlichen Kontakt mit meinen Mitarbeitern möglichst gering halten, um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren. Wie kann ich meine Prozesse am besten organisieren?“

Grade Betriebe mit mehreren Mitarbeitern stehen jetzt vor der Herausforderung, sich und ihre Belegschaft durch möglichst wenig persönlichen Kontakt vor einer Ansteckung zu schützen. Die Abstimmungsprozesse aber möglichst reibungslos weiterlaufen zu lassen.

So geht’s:

  • Cloud-Anwendungen nutzen: Wenn die Internetverbindung ausreichend schnell ist, solltest Du so häufig wie möglich mit Programmen arbeiten, die Cloud-basiert sind. Das heißt, dass die Daten nicht auf dem eigenen Computer (im Zweifel dem Betriebscomputer) gespeichert sind, sondern auf einem Server des jeweiligen Softwareanbieters. Über das Internet kann dann jeder von überall auf diese Daten zugreifen. So kann zum Beispiel die Bürokraft auch von zu Hause die Buchhaltung machen oder der Mitarbeiter von unterwegs die Schlagkartei führen.  
  • Aufgaben verwalten: Statt eines Zettels oder einer mündlichen Besprechung gibt es viele digitale Wege, um Aufgaben festzuhalten und ggf. auch zu verteilen. Mit top farmplan können Aufgaben als Notizen angelegt werden und sind dann für alle sichtbar. Zudem gibt es viele weitere Anwendungen, die sich für eine Aufgabenverwaltung eignen. Viele davon sind eingeschränkt auch kostenlos nutzbar, z.B. „Trello“.

„Mein Pflanzenbauberater empfängt mich nicht mehr persönlich. Wie kann ich ihn auf meine Schlagdokumentation (wie z.B. meine Düngemaßnahmen oder meine Fruchtfolge) zugreifen lassen?“

Um das Infektionsrisiko für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Kunden so gering wie möglich zu halten, haben die Landwirtschaftskammern ihre Dienststellen für den Publikumsverkehr geschlossen. Auch sämtliche Veranstaltungen und Termine wurden abgesagt, genauso wie Beratungstermine im Rahmen der laufenden Antragstellung für die EU-Prämien. Telefonischer und E-Mail-Kontakt sind in der Regel aber weiter möglich. Wer also dringend Beratung benötigt und dazu seinem Ansprechpartner Informationen aus der Schlagkartei zur Verfügung stellen möchte, muss auf digitale Wege umsteigen.

So geht’s: In top farmplan kannst Du ausgewählte Informationen Deiner Schlagdokumentation (zum Beispiel die Düngemaßnahmen oder die Fruchtfolge) einfach als PDF exportieren. Diese kannst Du Deinem Berater dann entweder als E-Mail-Anhang schicken oder noch besser: Du gibst ihm das Dokument einfach über die Teilen-Funktion frei. Auch andere digitale Schlagkarteien bieten in der Regel Export-Funktionen, um an die benötigten Daten zu kommen.

 „Wie kann ich es vermeiden, so häufig zur Post oder zum Briefkasten zu müssen?“

Sollte es wirklich dazu kommen, dass in Deutschland auch eine Ausgangssperre verhängt wird, darf man nur noch wirklich notwendige Gänge machen. Der Weg zur Post wird vermutlich nicht davon betroffen sein, aber man soll ja auch jetzt schon versuchen, so wenig wie möglich unter Menschen zu gehen, um die Ausbreitung des Virus zu verringern.

E-Mail kann Briefkommunikation in vielen Fällen ablösen.

So geht’s: Möchtest Du es also vermeiden, im Postamt Schlange zu stehen, ist der beste Tipp, so viel Kommunikation wie möglich per E-Mail zu erledigen! Zudem sparst Du dadurch auch Papier-, Druck- und Portokosten. In top farmplan kannst Du ganz einfach Deine E-Mail-Adresse einrichten und so auch Rechnungen oder andere Belege, die Du als Anhang bekommst, direkt in Deinem digitalen Aktenschrank ablegen.

2. Begriffe einfach erklärt

Was ist ein „Server“?

Ein „Server“ ist nichts anderes als ein leistungsfähiger Computer, auf den andere Computer von außen über ein Netzwerk (zum Beispiel das Internet) zugreifen können. Häufig werden dabei auch mehrere Computer bzw. „Server“ zusammengeschaltet und die Daten auf diesen verteilt, um eine größere Ausfallsicherheit zu erreichen.

Was heißt „Cloud“?

Das Wort „Cloud“ kommt aus dem Englischen und heißt auf Deutsch „Wolke“. Spricht man davon, etwas in einer Cloud zu speichern, dann heißt das eigentlich, dass man Daten auf einem „Server“ statt auf dem eigenen Computer speichert.

Dabei werden die Daten über das Internet auf den Server des Cloud-Anbieters hochgeladen und dort gespeichert. Im Anschluss können die Dateien dann auch über das Internet wieder abgerufen werden.

Der Vorteil ist, dass Du auf die Dateien nun von verschiedenen Computern oder Smartphones zugreifen kannst. Somit kannst Du Dateien von verschiedenen Orten aus bearbeiten oder sie mit Familienangehörigen, Mitarbeitern oder anderen Dritten wie dem Steuerberater teilen.

Außerdem sparst Du Speicherplatz auf Deinen Geräten. Dies ist insbesondere bei großen Datenmengen für das Tablet oder Smartphone hilfreich.

Was ist „VPN“?

Die Abkürzung VPN steht für „Virtual Private Network“ (virtuelles privates Netzwerk) und beschreibt ursprünglich eine Technik, die es Dir erlaubt, von jedem Ort auf der Welt auf ein privates oder lokales Netzwerk zuzugreifen. Manche Unternehmen haben interne Angebote, die besonders geschützt werden müssen (zum Beispiel die Netzlaufwerke oder interne Dienste wie die Zeiterfassung). Diese sind für Mitarbeiter deswegen nur im eigenen internen Netzwerk erreichbar. Wer aber im Homeoffice arbeiten muss, braucht trotzdem auch mit seiner privaten Internetverbindung Zugriff auf diese Dienste. Dafür wird dann in der Regel „VPN“ genutzt. So kann sich der private Rechner oder der Firmenlaptop dann auch von Zuhause oder Unterwegs im Unternehmensnetzwerk anmelden und auf alle geschützten Bereiche zugreifen.

Was heißt „Remote“ arbeiten?

„Remote work“ heißt übersetzt eigentlich „Heimarbeit“. Es handelt sich dabei um ein modernes Arbeitsmodell bei dem der Arbeitnehmer nicht an das Firmenbüro gebunden ist. Er kann daheim, auf Reisen, im Garten oder am Strand arbeiten. Der Kontakt zur Firma findet online und telefonisch statt. Die Arbeitsaufgaben müssen sich dafür aber komplett über das Internet erledigen lassen!

Wer „remote“ (englisch: entfernt, fern) arbeitet, muss prinzipiell keine Präsenz mehr in der Firma zeigen. Im Extremfall haben solche Arbeitnehmer ihre Auftraggeber oder Arbeitgeber noch nie gesehen und fast noch nie mit ihnen telefoniert.

3. Hilfreiche Programme

Whatsapp und Telegram sind Messenger, die es ermöglichen Textnachrichten, Bild-, Video- und Ton-Dateien zwischen zwei Personen und Gruppen auszutauschen. kostenlos

Trello oder Asana stellen Lösungen zur Aufgaben-Verwaltung und Organisation der Zusammenarbeit im Team dar. Der Fokus liegt auf der Planung von Projekten und To-do-Punkten. Beide Programme helfen dabei, alle anfallenden Aufgaben im Auge zu behalten. kostenlos

Google Drive (inkl. Google Sheets/Docs): Ist ein Dienst, der das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ermöglicht. Der Zugriff auf die Dateien ist von mehreren Nutzern via Smartphones, Tablets oder Computern möglich. bis 15 GB Speicherplatz kostenlos

top farmplan ermöglicht analog dazu ebenfalls das gemeinsame Bearbeiten von Excel-, Word und PowerPoint-Dokumenten in der Anwendung.

WeTransfer ermöglicht das schnelle und intuitive Übertragen von großen Dateien bis zu 20 GB, die z.B. für eine E-Mail zu groß sind. kostenlos

Slack und Microsoft Teams stellen Plattformen für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team dar. Neben Messenger-/Chatfunktionen ist es auch möglich Audio- oder Video-Anrufe aus Slack und Teams heraus zu starten. kostenlos

Doodle hilft dabei Terminumfragen oder einfache Online-Umfragen intuitiv zu erstellen. Dies geht ohne App oder Benutzerkonto. kostenlos

Skype ermöglicht Videokonferenzen und Online-Anrufe zwischen zwei und mehreren Teilnehmern. Dies geht sowohl auf Smartphones als auch via Computer. kostenlos

TeamViewer oder AnyDesk sind Dienste, die durch die Übertragung des Bildschirminhalts eines Computers auf einen anderen, die Fernwartung und den Fernzugriff auf einen Computer ermöglichen. kostenlos

4. Hardware & Technik

Um auch im Homeoffice arbeitsfähig zu sein und alle anfallenden Aufgaben möglichst effizient und gewohnt bewältigen zu können, ist eine Ausstattung des Arbeitsplatzes mit der richtigen Hardware elementar. Es empfiehlt sich neben dem Computer, eine Webcam (sofern noch nicht verbaut), ein Headset, einen Dokumentenscanner sowie optional einen zweiten Bildschirm zu haben.

Diese lassen sich ganz einfach bei Online-Händlern wie Amazon oder zertifizierten eBay-Verkäufern bestellen. Zur Not ist auch das Aufsuchen des stationären Handels möglich –  hier aber bitte Abstand zu anderen Kunden und Verkaufspersonal halten! Es empfiehlt sich in jedem Fall der Preisvergleich im Internet, bevor man sich für den Kauf eines Produktes entscheidet.

Headsets helfen im Homeoffice.
  • Webcams sind bereits oft in Laptops verbaut, diese reichen für den Zweck gelegentlicher Video-Anrufe und -Konferenzen in der Regel aus. Für Desktop-Computer empfehlen sich z.B. Webcams wie die Razer Kiyoz, Logitech C920 HD oder Logitech C930e Business.
  • Headsets sind in Form einfacher Kopfhörer mit Freisprechfunktion bereits oft beim Kauf eines Smartphones dabei. Diese sind für die gelegentliche Anwendung in der Regel völlig ausreichend. Für eine bessere Sprachqualität sowie einen komfortableren Sitz empfehlen sich bereits einfachere Modelle wie das Sennheiser PC 5, Logitech H110 oder Jabra BIZ 1500 Duo.
  • Dokumentenscanner ermöglichen das schnelle Scanner vieler Dokumente. Dazu eignen sich Modelle wie der AVISION AD230, Epson Workforce DS-570W oder BROTHER ADS-2700W. Für gelegentliches Scannen reicht aber auch ein Multifunktionsgerät mit Drucker z.B. in Form des Canon Maxify MB5155 oder Epson Expression Home XP-3100.

5. Tipps für die landwirtschaftliche Praxis

Hilfreiche Artikel

Sonderseite top agrar: Was Sie als Landwirt wissen sollten
Von top agrar gibt es eine Sonderseite mit wichtigen Informationen. Dort erfährst Du immer die neuesten News und Informationen. Hier geht es zum ganzen Artikel

Das Coronavirus und der Milchmarkt
In diesem Artikel erfährst Du, wie sich die Corona-Krise auf dem Milchmarkt auswirkt. Hier geht es zum ganzen Artikel

Leserfrage: Wie leite ich meinen Betrieb, wenn ich am Coronavirus erkranke?
In Deutschland breitet sich das Coronavirus immer weiter aus. Was passiert, wenn ich als Leiter eines landwirtschaftlichen Betriebes an dem Virus erkranke? Hier geht es zum ganzen Artikel

Agrarwirtschaft spürt Corona Krise
Die deutsche Agrarwirtschaft spürt die Auswirkungen des Corona-Virus im Export und auf dem Binnenmarkt. Große Preiseinbrüche erwartet der Raiffeisenverband jedoch nicht. Hier geht es zum ganzen Artikel.

Gastronomiebeschäftigte für die Landwirtschaft?
Die Corona Krise stellt landwirtschaftliche Betriebe, die auf Saisonarbeiter angewiesen sind, vor Probleme. Landwirtschaftsministerin Klöckner will zur Lösung auch „unkonventionelle Wege“ einbeziehen. Hier geht es zum ganzen Artikel.

Coronavirus: Die wichtigsten Antworten
Das Wochenblatt hat die wichtigsten Fragen zur Situation aufgegriffen. Was ist, wenn ein Landwirt infiziert ist? Wie reagieren die Märkte? Was ist mit Tieren und Lebensmitteln? Was ist mit Saisonarbeitern? Hier geht es zum ganzen Artikel

Zwei Lohnunternehmer berichten von ihren Schutzmaßnahmen
Als Lohnunternehmer ist es noch ein wenig schwieriger. Zwei Lohnunternehmer haben sich bei top agrar dazu geäußert und stellen ihre Schutzmaßnahmen vor. Hier geht es zum ganzen Artikel

Hilfreiche Links & Plattformen

https://www.daslandhilft.de/ | Dies ist eine reine Vermittlungsplattform, die Arbeitgeber (Landwirte, aber auch Unternehmen in der LM-Kette) und Arbeitnehmer schnell und unbürokratisch zusammen bringt – miteinander ins Gespräch bringt.

https://www.karrero.com| Karrero ist eine agrarspezifische Stellenbörse aus dem Hause des Landwirtschaftsverlags und bringt Jobsuchende und Arbeitgeber zusammen.

https://agrando.com/de | Agrando ist ein Tool, mit dem Landwirte und Händler online miteinander ein- und verkaufen. Das hat in Zeiten der Krise mehrere Vorteile: es ist kontaktlos, geht schneller, übersichtlicher, man braucht weniger Personal und wenn ein Händler nicht liefern kann, hat der Landwirt noch mehr Auswahl. Der Händler wird genauso entlastet. Auf der Webseite gibt es zudem eine Liste mit vielen Hilfsaktionen: https://agrando.com/de/agrar-hilfsliste

6. Tipps fürs Homeoffice

Viele Landwirte im Nebenerwerb sehen sich aktuell im Zuge ihrer hauptberuflichen Beschäftigung mit Homeoffice konfrontiert. Solltest Du auch von einer Homeoffice-Regelung, die in vielen Unternehmen in diesen Tagen die Runde macht, betroffen sein, empfehlen sich nachfolgende Punkte, um die Heimarbeit produktiv gelingen zu lassen:

  • Richte Dir einen ruhigen Arbeitsplatz ein, an dem Du Dich wohlfühlst und nicht abgelenkt wirst – versuche Störfaktoren bewusst zu vermeiden
  • Überprüfe, ob alle notwendigen Arbeitsmaterialien vorliegen (Zugänge, Passwörter, Programme) und sprich Dich ggf. mit Deinem Vorgesetzten oder der IT ab
  • Die Ausstattung mit der richtigen Hardware (siehe oben) gewährleistet die reibungslose Arbeitsfähigkeit im Homeoffice
  • Halte die Arbeitszeiten und Mittagspausen ein – versuche darüber hinaus regelmäßige Pausen einzurichten, um den Fokus und die Produktivität hochzuhalten
  • Unterscheide zwischen Arbeit und Privatleben – setze bewusst Grenzen
  • Definiere klare Ziele, um Deine Aufgaben nicht aus dem Auge zu verlieren – hierbei helfen Dir oft schon einfache To-do-Listen, an denen Du Dich zur Selbstkontrolle halten kannst
  • Versuche den Kontakt und Austausch mit Deinen Kolleginnen und Kollegen mithilfe der oben vorgestellten Tools zu halten – Socializing ist in diesen Tagen von besonderer Bedeutung
  • Lüfte regelmäßig Dein neues Büro, dadurch bleibst Du konzentriert

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