Wie Du Deine Ablage digitalisierst – Die ultimative Anleitung

Träumst Du auch schon lange von einem aufgeräumten Schreibtisch? Stapeln sich die Belege bei Dir oder  verbringst Du viel zu viel Zeit mit Abheften und Suchen von Dokumenten?

Ablage digitalisieren

 

Es gibt gute Nachrichten: Mit wenig Aufwand lässt sich bei der Ablage deutlich Zeit sparen – sowohl beim Archivieren als auch beim Suchen und Wiederfinden. Der wichtigste Schlüssel dazu ist die Digitalisierung der Dokumente.

Wenn Du auf ein digitale Büro umsteigen möchtest oder zumindest die ersten Schritte in diese Richtung gehen willst, haben wir hier ein paar ultimative Tipps für Dich:

Vorbereitung

Bevor man aufs digitale Agrarbüro umsteigt macht es Sinn, das Papieraufkommen erstmal generell zu reduzieren:

1. Papier reduzieren

Durchforste Deine Ablage danach, was Du in Zukunft lieber direkt digital bekommen möchtest und nicht in Papierform brauchst. Kontaktiere dann die Absender mit der Bitte, Dir die jeweiligen Infos nur noch per E-Mail zukommen zu lassen.

2. Weniger drucken

Überlege Dir, was Du wirklich ausdrucken musst, wann Du wirklich einen Brief versenden willst. Verschicke auch selbst so oft es geht nur noch E-Mails, so bekommst Du auch eher direkt eine digitale Antwort zurück.

Tipps für die neue Papierablage

Ein klar stukturierter Ablageprozess vereinfacht den Einstieg ins digitale Agrarbüro enorm. So könnte er aussehen:

1. Behalten oder weg?

Den obersten Brief aus dem Posteingang nehmen. Brauche ich dieses Dokument?
Wenn nein, dann direkt wegwerfen. Wenn ja, dann weiter zum 2. Schritt.
Wichtig: Dokumente sollten nicht länger als 7 Tage unbearbeitet liegen bleiben. Am besten einen regelmäßigen – mindestens wöchentlichen – Termin zur Abarbeitung definieren.

2. Original archivieren?

Brauche ich das Papieroriginal zu diesem Dokument oder reicht mir die digitale Version? Wenn das Papier archiviert werden soll, dann mit dem Paginierstempel nummerieren. Die Dokumente, die nur digital aufbewahrt werden sollen, werden nicht gestempelt. Wichtig: Papieroriginale für aufbewahrungspflichtige Dokumente sollten immer zusätzlich archiviert und nicht vernichtet werden. Diese Aufbewahrungsfristen sind in der Landwirtschaft zu beachten!

3. Dokument scannen

Dokumente scannen

Sowohl die Dokumente, die nur digital aufbewahrt werden sollen, als auch die Dokumente, die auch im Original benötigt werden, werden jetzt gescannt. Wichtig: Erst Stempeln, dann scannen!

4. Original abheften oder weg

Wenn das Dokument nur digital benötigt wird, kannst Du nach dem Scannen das Original wegwerfen. Die Papieroriginale, die Du behalten möchtest, können dann archiviert werden.

5. Archivierung

Für die Archivierung von Papieroriginalen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

A) Einen einzigen Ordner
Du kannst alles einfach chronologisch in einen einzigen Ordner heften, thematisch unsortiert. Ist der Ordner voll, dann den Nummernbereich der Paginierzahlen auf den Orderrücken schreiben und einen neuen Ordner anlegen, mit der nächsten Paginierzahl als Startzahl auf dem Ordnerrücken. Tipp: Wer sich das Lochen sparen möchte, kann die Dokumente auch einfach in eine Kiste legen!

B) Wenige Ordner oder Kisten

Kistenarchivierung

Je nach Betriebsstruktur kann es sinnvoll sein, verschiedene Ordner zu führen, z.B. für unterschiedliche Betriebe, oder einen für buchführungsrelevante Belege und einen für den Rest. Dafür sollten dann verschiedene Paginierstempel mit unterschiedlichen Zahlenkreisen genutzt werden.

C) Komplexes Ordnersystem
Wer möchte, kann natürlich auch weiterhin mit einer umfangreichen Ordnerstruktur arbeiten und die Belege dort abheften. Diese Ordnerstruktur kann auch in den digitalen Aktenschrank übernommen werden. Das Gute ist: Durch den Paginierstempel und die digitale Suche ist es aber theoretisch nicht mehr notwendig.

Tipps für die digitale Ablage

Wenn Du Deinen Papierbeleg gescannt hast, steht die Ablage im digitalen Aktenschrank an. Das gibt es dabei zu beachten:

1. Datei benennen

Dateien benennen

Überlege Dir ein gutes System, wie Du Deine Dateien benennst. So behältst Du schneller den Überblick. Ein Vorschlag: JJJJ-MM-TT-Dokumententyp-Absender-Thema-Paginiernummer.pdf Beispiel: 2018-07-19-Rechnung-Agravis-Futtermittel-0000312.pdf.

Wichtig: Benutze im Dateinamen keine Sonderzeichen wie „,;&/ und auch keine Umlaute!

2. In Ordner verschieben

Standardmäßig landen die Dokumente in top farmplan immer erst im Aktenschrank. Von da kannst Du sie in Unterordner verschieben. Wir haben Dir bereits eine Ordnerstruktur vorgeschlagen, die Du nach Bedarf anpassen oder erweitern kannst.
Tipp: Du kannst zum Beispiel Ordner für Prozessschritte anlegen (Eingang, In_Arbeit, Erledigt) oder einen Ordner für alle Belege, die dein Steuerberater bekommen soll.

3. Wiederfinden

Brauchst Du ein Dokument, findest Du es entweder über den Ordner oder die Volltextsuche. Es werden sowohl Dateinamen als auch der gesamte Text auf dem Dokument durchsucht. Tipp: Dafür sollte der Scan aber eine gute Qualität aufweisen und darf nicht gedreht sein! Über die Nummer des Paginierstempels, die ja auf dem Scan auch zu sehen ist, findest Du jederzeit auch schnell das Papieroriginal wieder.

Die richtige Hardware

Die Anschaffung der richtigen Hardware ist unumgänglich, wenn man seinen Prozess dauerhaft optimieren möchte. Dabei wird eigentlich nicht viel benötigt:

1. Dokumentenscanner

Ohne einen vernünftigen Scanner macht es wenig Sinn, die Büroprozesse ernsthaft zu digitalisieren. Dabei muss ein guter Scanner heutzutage nicht mehr teuer sein: Schon ab 200 – 300 € gibt es schnelle und kleine Modelle, die wenig Platz auf dem Schreibtisch einnehmen. Tipps: So findest Du den richtigen Scanner

2. Klammerlöser

Mehrseitige Dokumente wie Verträge oder Versicherungsdokumente sind häufig geklammert. Vor dem Scannen müssen die Klammern raus. 3 € für einen Klammerlöser sind deswegen eine gute Investition

3. Paginierstempel 

Paginierstempel

Ein Paginierstempel ist ideal für das digitale Büro, da er die Verbindung zwischen Papieroriginal und digitalem Dokument sichert. Der Stempel bringt automatisch eine fortlaufende Nummer auf das Papier und ist ab ca. 35 € erhältlich.

4. Aktenvernichter

Dokumente, die im Papieroriginal nicht aufbewahrt werden müssen, sollten direkt vernichtet werden. Wenn die Inhalte vertraulich sind, dann am besten direkt in den Aktenvernichter. Einfache Modelle gibt es ab ca. 50 €.

Der ultimative Tipp zum Schluss

„Wenn ich das anders machen würde, ginge es bestimmt schneller – ich komme aber grade nicht dazu. Deswegen mache ich es heute nochmal so wie immer, und beim nächsten Mal….“

Kommt Dir der Gedanke bekannt vor? Hier kommen wir zum wichtigsten Schritt der Umstellung: Einfach loslegen! Es kostet viel Überwindung, Prozesse, die sich über Jahre etabliert haben, zu ändern. Dabei lässt sich oft mit wenigen Handgriffen viel Zeit sparen – man muss nur den ersten Schritt wagen. Also leg jetzt los! Definiere Dir einen festen Stichtag, ab wann Du Deinen Prozess umstellen möchtest, und lasse Dich nicht davon abbringen. Tipp: Für den einfachen Start kannst Du auch erstmal nur alle Rechnungen digitalisieren und weitere Dokumente nach und nach dazu nehmen.

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