Belege aus dem Aktenschrank zu DATEV Unternehmen online übertagen

DATEV SchnittstelleMit top farmplan kannst Du Deine Belege direkt an DATEV Unternehmen online übermitteln. So wird die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater noch einfacher. Die Übermittlung erfolgt über die Schnittstelle DATEVconnect online, welche den Datentransfer zu DATEV Unternehmen online übernimmt. Es spart nicht nur Zeit bei der Übermittlung der Daten, sondern auch bei der Kommunikation mit dem Steuerberater.

Solltest Du noch kein DATEV Unternehmen online nutzen, sprich gerne Deinen Steuerberater an. Dieser wird Dir garantiert weiterhelfen. Er wird Dich dann auch für DATEV Unternehmen online anmelden sowie für DATEVconnect online freischalten. Danach erhältst Du von DATEV einen Brief und eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Und schon kannst Du mit der Einrichtung von DATEVconnect online beginnen.

Wie genau Du das einrichtest und wie Du Deine Belege aus top farmplan in DATEV Unternehmen Online überträgst, findest Du in unserer Anleitung:

1. Smartlogin einrichten

Als Erstes lädst Du Dir die DATEV-App „DATEV Smart Login“ herunter. Diese ist für Android und iOS verfügbar. In dem erhaltenen Brief scannst Du mit der App den QR-Code. Anschließend gibst Du den Code den Du per E-Mail erhalten hast in Dein Smartphone ein. Nun vergibst Du noch eine Pin mit der Du Dich später in DATEV SmartLogin anmelden musst. Nun ist Dein DATEV SmartLogin konfiguriert.

2. Ordner für Übertragung anlegen

Online Aktenschrank

Lege Dir passende Ordner an

Lege Dir anschließend einen Ordner Rechnungen in Deinem top farmplan Aktenschrank an. In dem Ordner Rechnungen fügst Du nun vier weitere Unterordner hinzu. Am besten benennst Du die wie folgt: Eingang, Ausgang, Kassenbuch, Sonstiges. Du kannst aber auch Deine eigene Benennung wählen.

 

3. DATEVconnect-Funktion hinzufügen

Datev verknüpfen

Füge die Schnittstelle hinzu

Dann stellst Du die Verbindung zwischen top farmplan und DATEV Unternehmen online her. Dafür klicke oben in der Mitte auf „Belege übertragen“ und anschließend auf „Funktion hinzufügen“. Als Nächstes wählst Du bei DATEVconnect online „Kostenlos hinzufügen“ aus.

 

4. DATEVconnect starten

DATEVconnect

Starte DATEVconncet

Klicke jetzt erneut auf „Belege übertragen“ und wähle dann DATEVconnect online aus.  Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du auf „Anmelden“ klickst. Danach öffnet sich ein weiteres Fenster und Du wählst aus, auf welche Weise Du Dich mit DATEVconnect online verbinden möchtest. Wähle „DATEV SmartLogin“ aus und setze den Haken bei „Immer mit DATEV SmartLogin anmelden“. Dann klickst Du auf „Weiter“.

 

5. Anmeldung mit SmartLogin

SmartLogin DATEV

Melde Dich mit SmartLogin an

Jetzt ist ein QR-Code auf dem Bildschirm zu sehen. Nachdem Du Deine Pin in DATEV SmartLogin auf dem Handy eingegeben hast, kannst Du den QR-Code mit dieser App scannen.  Erteile dann noch die Berechtigung, damit die Verbindung von top farmplan zu DATEV immer erlaubt wird. Dabei setze den Haken bei „Zukünftig ohne Rückfrage automatisch zustimmen“ setzen und auf „Ich stimme zu“ klicken.

 

6. Ordner zuweisen

Datev Ordner online

Verknüpfe Deine Ordner

Um die Datenübertragung zu ermöglichen ist es notwendig die bei Zweitens eingerichteten Ordner mit DATEV zu verbinden. Hierfür klickst Du auf „Jetzt einrichten“. In dem folgenden Dialog wählst Du die Ordner aus, welche Du vorher eingerichtet hast. Durch klicken auf den Stift, kannst Du die Ordner aus dem Aktenschrank auswählen. „Rechnungseingang“ fügst Du den Ordner „Eingang“ zu.

Die restlichen Ordner verknüpfst Du nach dem gleichen Prinzip. Wenn Du fertig bist, klicke auf „Speichern“.

7.  Belege übertragen

Datev Belege übertragen

Übertrage Deine Belege

Die Einrichtung ist nun abgeschlossen und Du kannst die Belege in DATEV Unternehmen online übertragen.

Dafür klickst Du auf „Belege übertragen“ und dann auf DATEVconnect online. In dem sich öffnenden Fenster siehst Du die Anzahl der zu übertragenden Dokumente in den jeweiligen Ordner. Durch klicken auf „Synchronisieren“ übermittelst Du die Daten an DATEV Unternehmen online. Wenn die Belege übertragen sind, klicke auf „Zurück“.

8. Verzeichnis aktualisieren

Datev Verzeichnis

So siehst Du, welche Belege schon übertragen wurden

Wenn Du oben auf „Verzeichnis aktualisieren“ klickst, siehst Du, dass die Belege, welche bereits übertragen worden sind, mit einem grünen Haken markiert worden sind. Dokumente, die Du neu in den Ordner eingefügt hast und noch nicht an DATEV Unternehmen Online übermittelt worden sind, haben noch keinen grünen Haken.

Wenn Du das nächste Mal Belege zu DATEV Unternehmen online überträgst, werden nur neue Dokumente berücksichtigt, die noch keinen grünen Haken haben und somit noch nicht übertragen wurden. Sollten sich in einem Deiner Ordner seit der letzten Übertragung noch keine neuen Belege befinden, wird dies mit der Zahl „null“ neben dem Ordner angezeigt.

Nach der ersten Einrichtung musst Du in Zukunft nur noch die App auf dem Handy öffnen und die Pin eingeben. Anschließend klickst Du im Computer auf „Belege übertragen“ und dann auf „DATEVconnect online“. Du klickst auf „Anmelden“ und scannst Du den QR-Code mit der App ein und schon kannst Du mit der Übertragung beginnen. Solange Du Deinen Browser nicht schließt, musst Du Dich auch nicht neu mit SmartLogin anmelden.

9. Mehrere Betriebe/Mandanten nutzen

Solltest Du weitere Mandanten einrichten wollen, weist Du den Mandanten die entsprechenden Ordner zu. Dies kannst Du wie folgt machen: Klicke auf „Belege übertragen“ dann wählst Du DATEVconnect online aus und klickst in dem sich öffnenden Dialog auf den weiteren Mandanten und wählst den aus. Nun wiederholst Du die Zuweisung der Ordner. Wichtig hierbei ist, dass die Ordner keine Unterordner enthalten und Du die Rechnungen Deiner jeweiligen Betriebe in verschiedenen Ordnern ablegst.  Bitte beachte, dass Du bei einem Mandantenwechsel die Ordner immer neu zuordnen musst.

 

 

 

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