Dokumente einfach und schnell an NLB übertragen

Dein Steuerberater arbeitet mit einem Programm der NLB? Oder buchst Du selbst mit AssBeleg, AssGeld oder AssBila? Du kannst jetzt die digitalen Belege einfach an Deinen Steuerberater weiterleiten. Für die NLB Übertragung gibt es zwei Wege. Im Folgenden findest Du beide Möglichkeiten und kannst die für Dich passende anwenden.

Selbstbucher mit AssBeleg

Du buchst selbst und hast eines der Programme auf Deinem PC? Dann bist Du bei diesem Abschnitt genau richtig.

1. Webdav einrichten:
Netzlauferk verbinden top farmplan

Der erste Punkt ist es jetzt, die WebDav Verbindung einzurichten. Dazu gehst Du wie folgt vor: Gehe in Deinen Explorer und mache einen Rechtsklick auf „Dieser PC“. Das Kontextmenü öffnet sich und dort wählst Du „Netzlaufwerk verbinden“. Ein neues Fenster erscheint, dort wählst Du einen Laufwerksbuchstaben (z. B. „T“). Bei Ordner musst Du den Pfad https://webdav.topfarmplan.de eingeben. Die beiden Haken müssen gesetzt sein. Dann klickst Du auf Fertig stellen. Als Nächstes musst Du Deine top farmplan Zugangsdaten eingeben. Schon hast Du das Netzlaufwerk verbunden. Eine genaue Anleitung findest Du unter https://www.topfarmplan.de/webdav-anleitung/. top farmplan ist nun als Laufwerk in Deinen PC eingebunden.

2. Import-Ordner festlegen:

Damit die Belege nicht doppelt übertragen werden, musst Du Dir einen Import-Ordner anlegen. Dazu loggst Du Dich in top farmplan ein und wechselst in den Aktenschrank. Dort suchst Du den Buchhaltungsordner Deines Betriebes und legst dort einen neuen Unterordner z. B. „001_Import“ an. Der Import-Ordner dient nur als Zwischenspeicher und ist für den Import in AssBeleg (AssGeld, AssBila) wichtig. Hast Du mehrere Betriebe, dann musst Du für jeden Betrieb einen Import-Ordner anlegen. Sollte bei Dir kein Ordner „000_Buchhaltung“ sein, dann kannst Du auch diesen in top farmplan anlegen.

3. AssBeleg einstellen:

Assbeleg Betriebsimportordner festlegen

Jetzt wechselst Du in Dein NLB Programm. Dort klickst Du in Deinem Betrieb auf die Dokumentenansicht. In der Menüleiste findest Du den Punkt „Importieren“. Die Import-Funktion öffnet sich in einem neuen Fenster. Dort wechselst Du auf den Reiter Extras und klickst dann auf Optionen. Im unteren Bereich findest Du den Betriebsimport-Ordner. Diesen kannst Du über einen Klick auf das Ordnersymbol auf der rechten Seite neu auswählen. Hier wählst Du jetzt den Import-Ordner, den Du zuvor angelegt hast, aus. Du findest diesen in dem neu angelegten Netzlaufwerk.

4. Dokumente einscannen

Als Nächstes geht es an das Einscannen der Belege. Dazu sollte der von der NLB empfohlene Scanner genutzt werden. In den Einstellungen musst Du den Scanner so einrichten, dass die Auflösung auf 300dpi steht, das Dokument in Schwarz-Weiß (nicht in Graustufen) gescannt wird und die OCR-Texterkennung eingeschaltet ist. Dann scannst Du wie gewohnt die Belege und speicherst diese in Deinem Import-Ordner von top farmplan.

5. Belege in AssBeleg importieren

Importieren in Assbeleg

Wechsel nun in Dein NLB Programm. Dort suchst Du den richtigen Betrieb raus und gehst auf die Dokumentenansicht. Hier klickst Du auf „Importieren“ und anschließend auf „Betriebsordner-Inhalt importieren“. Durch die vorherigen Einstellungen importiert AssBeleg jetzt sämtliche Dokumente aus dem Import-Ordner in top farmplan. Achtung: Der Haken bei „Löschen der Quelldokumente nach dem Importieren“ darf nicht gesetzt sein. Dann klickst Du auf „Alle Importieren“. Nun sind die Dokumente zur weiteren Verarbeitung in AssBeleg hinterlegt.

6. Hochladen der Belege

Nach der Bearbeitung musst Du die Belege nur noch Hochladen. Dafür klickst Du auf den Reiter „Hochladen“. Dann wählst Du die passenden Belege aus und klickst „Hochladen“. Tipp: Durch das Auswählen der Option „Noch hochzuladende“, werden nur die Dokumente angezeigt, die noch nicht übertragen wurden.

7. Markieren der Belege in top farmplan

Jetzt wechselst Du wieder in top farmplan. Alle Belege, die im Importordner sind, kannst Du jetzt mit dem Tag „Übertragen“ versehen. Dadurch hast Du eineTag übertragen in top farmplan hinzufügen doppelte Kontrolle, welche Belege schon übertragen wurden oder ob Du einen übersehen hast. Hast Du mehrere Belege in dem Importordner, kannst Du auch alle auswählen und allen Dokumenten gleichzeitig das Tag zuweisen. Jetzt musst Du die Belege noch per Drag and Drop in den richtigen Ordner verschieben, z. B. vom Importordner in den Ordner Eingangsrechnung. Wichtig: Mache das immer im Anschluss an den Import in AssBeleg. Dadurch vermeidest Du, dass Belege doppelt hochgeladen werden.

Übertragung der Dokumente per E-Mail

Dein Steuerberater übernimmt das Buchen für Dich und Du möchtest Dir den Pendelordner sparen? Sehr gut, dann bist Du in diesem Abschnitt genau richtig.

1. ZBK Adresse

Als Erstes benötigst Du für die Übertragung eine ZBK-Adresse. Diese kann Dein Steuerberater für Dich beantragen.

2. top farmplan Scanassistenten

Zum Einscannen der Dokumente kannst Du den top farmplan Scanassistenten verwenden. Diesen findest Du unter https://www.topfarmplan.de/top-farmplan-scanassistent/. Dort gibt es auch eine detaillierte Anleitung zur Installation und Benutzung. Du kannst in dem Scanassistenten Scanziele festlegen und Deine Belege direkt in top farmplan abspeichern. Die einzige Voraussetzung dafür ist, dass Dein Scanner über eine TWAIN-Schnittstelle verfügt. Als Scanziel kannst Du die Buchhaltungsordner Deines Betriebes auswählen.  

3. NLB-Adresse anlegenAdressen hinterlegen im top farmplan Adressbuch

Hat Dein Steuerberater Dir die ZBK-Adresse mitgeteilt, dann kannst Du diese in Deinem Adressbuch hinterlegen. Dazu wechselst Du im top farmplan Menü auf Adressen. Dort kannst Du eine neue Adresse anlegen und als Vorname NLB und als Nachname Übertragung eintippen. Dann klickst Du auf Speichern. Unter dem Punkt E-Mail, trägst Du jetzt die ZBK-Mailadresse ein, die Du von Deinem Steuerberater bekommen hast.

4. Einscannen der Belege

Nun folgt das Einscannen der Belege. Für den ersten Scanvorgang nimmst Du den Haken bei Expressscan raus. Dadurch kannst Du die Einstellungen für das Scannen ändern. Stelle den Scanner so ein, dass die Dokumente in Schwarz-Weiß (nicht in Graustufen) mit einer Auflösung von 300dpi gescannt werden. Mit der Bestätigung der Einstellungen sollte der Scanvorgang starten.

5. Speichern 

Speichern der Dokumente die mit dem Scanassistenten eingescannt wurden. Wähle die Blätter aus, die zu einem Dokumente zusammen geheftet werden sollen. Anschließend klickst Du auf markierte Speichern. Du kannst einen Dateinamen vergeben, achte dabei darauf, dass Du keine Sonderzeichen vergibst. Wähle nun das Scanziel aus. Durch den Haken „Aus Stapel entfernen“ löschst Du die jeweiligen Seiten nach dem Speichern aus der Vorschauliste.

6. NLB-Übertragung per E-MailBelege per Mail an NLB versenden

Die Dokumente befinden sich nun in top farmplan und können zur NLB übertragen werden. Dazu wechselst Du jetzt in top farmplan und dann in den Aktenschrank. Dort in den Ordner, in dem die zu übertragenen Belege gespeichert sind und wählst alle aus, die übertragen werden sollen. Per Rechsklick kannst Du die ausgewählten Dokumente „per Mail versenden“. Es öffnet sich das E-Mail-Fenster. In das Feld „An“ gibst Du den Empfänger, hier die NLB Adresse ein. Dir wird die Adresse automatisch vorgeschlagen. Der Betreff lautet „zusammenhalten“. Dadurch werden die Anhänge so von der NLB übernommen, wie sie der E-Mail angehängt sind. Anschließend klickst Du auf „Senden“.

7. Markieren der Belege in top farmplanTag übertragen in top farmplan hinzufügen

Alle übertragenen Dokumente sind noch markiert. Das nutzt Du aus und vergibst das Tag „Übertragen“. Dadurch siehst Du auf einen Blick, welche Dokumente Du schon übertragen hast und welche Du beim nächsten Mal noch übertragen musst. Wichtig: Markiere alle übertragenen Dokumente sofort mit dem Tag, dann kannst Du das nicht vergessen.

 

 

 

Fertig! Alle Dokumente sind übertragen. Die Belege liegen nun bei Deinem Steuerberater und Du kannst Dich wieder anderer Arbeit widmen. Das alles in wirklich kurzer Zeit und ohne großen Aufwand.

 

Für Rückfragen oder wenn Du Hilfe bei der Einrichtung brauchst, freuen wir uns auf Deinen Anruf unter 02501 801 4484 oder Deine E-Mail an service@topfarmplan.de.

19. März 2020

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