Einen Computer im Büro hat wohl mittlerweile jeder – aber ist das Büro damit gleich digital? Nein, nur ein (kleiner) Teil der täglichen Post kommt und geht per Mail.
Die Standard-Büroprozesse setzen immer noch auf Papier. Das digitale Büro dagegen will in den Arbeitsprozessen möglichst ohne auskommen. Nahezu alles wird am PC erledigt. Eingangspost wird dazu konsequent gescannt und in PDF-Dateien systematisch abgelegt.
Der zusätzliche Arbeitsschritt macht sich bezahlt. Im digitalen Archiv finden mächtige Suchfunktionen alle Dokumente innerhalb kurzer Zeit. Außerdem ist eine Mehrfachablage möglich. So musst Du Dir zum Beispiel die Rechnungen für den Antrag auf Dieselrückvergütung nicht mehr aus den Buchführungsunterlagen zusammensuchen, sondern kannst Sie direkt bei der digitalen Ablage thematisch auch dem Dieselantrag zuordnen. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird einfacher. Du gibst ihm direkten Zugriff auf die digitalen Belege. So bleibt Deine Buchführung aktuell, ohne dass Du dabei mit Ordern oder Kisten hantieren musst.
Smartphones und Tablets machen aus dem digitalen auch ein mobiles Agrarbüro. Du hast Deine Dokumente immer dabei, kannst sie lesen, bearbeiten oder versenden. Gibt es zum Beispiel eine telefonische Nachfrage zu einem Bauprojekt, kannst Du direkt die Unterlagen einsehen und reagieren. Das spart Zeit und Aufwand.
iPhone und Co bringen auch neue Dokumente Dein digitales Büro. Die hochauflösenden Kameras der Smartphones ersetzen unterwegs den Dokumentenscanner. So landet der Lieferschein am Futtersilo oder der Kassenbeleg beim Fachhandel direkt im digitalen Posteingang.
Die Verwaltung der Dokumente im digitalen Büro übernehmen Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Die Zahl der Anbieter ist groß, meist sind die Systeme aber auf größere Unternehmen mit mehreren Sachbearbeiterebenen ausgerichtet. top farmplan bietet Dir ein DMS speziell angepasst auf die Bedürfnisse der Landwirtschaft.
Und nicht nur das. top farmplan integriert außerdem Deinen E-Mailverkehr. So musst Du nicht mehr zwischen verschiedenen Programmen wechseln, sondern hast alles immer im Blick. Wir werden top farmplan konsequent weiterentwickeln, damit Dein Büroalltag einfacher wird und Du mehr Zeit für die produktiven Dinge auf Deinem Betrieb hast. Nutze unsere kostenlose Testphase: www.topfarmplan.de
31. Mai 2017
