Digital ins neue Wirtschaftsjahr

kalender mit roten x an den tagen

Der Plan das Büro zu digitalisieren ist gefasst und mit top farmplan die passende Lösung gefunden. Der Wirtschaftsjahreswechsel bietet den optimalen Zeitpunkt mit der Umstellung anzufangen. Dokumente digital zu erfassen, gibt Dir verschiedene Möglichkeiten Deinen Büroalltag zu vereinfachen. Durch die digitale Ackerschlagkartei lässt sich die Dokumentation schnell, einfach und mobil erledigen. Du möchtest auch nicht mehr Deine Abende im Büro verbringen? Dann nutze das neue Wirtschaftsjahr für eine Veränderung.

 

Der Anfang

Aller Anfang ist schwer. Doch den ersten Schritt hast Du schon gemacht, indem Du Dir Informationen eingeholt hast. Jetzt heißt es weitermachen. Überlege Dir einen für Dich passenden Einstieg. Möchtest Du nur mit einem Dokumententyp starten oder nimmst Du Dir ab dem 01.07.2019 vor alle eingehenden, wichtigen Briefe zu digitalisieren. Beides ist vollkommen in Ordnung. Wichtig ist, dass Du Dich wohlfühlst.

Auch für die Ackerschlagkartei ist mit Abschluss der Ernte der passende Zeitpunkt gefunden. Beginnt doch auf dem Feld ebenfalls ein neues Erntejahr. Also Schluss mit der Zettelwirtschaft und den vergessenen Einträgen. Mit top farmplan kannst Du bei der Arbeit die Dokumentation erledigen. Ganz einfach per Smartphone.

 

Dranbleiben

Ist der Anfang gemacht, heißt es dranbleiben. Wir haben uns dazu umgeschaut was es für Methoden gibt, die Dir dabei helfen Deine Ziele umzusetzen. Eine sehr einfache Methode, „Don´t Break The Chain“ von Jerry Seinfeld, hat uns dabei überzeugt. Das einzige, was Du dafür brauchst, ist ein kleiner Tischkalender. Für alle, die lieber digital bleiben möchten, gibt es für IOS (Chains.cc) und Android (daybyday) die passenden Apps im Store.

Das grundlegende Konzept hinter der Methode ist einfach. Du reservierst Dir täglich eine gewisse Zeit für die digitale Ablage. Hast Du Deine Ablage digitalisiert und weiterverarbeitet, darfst Du den Tag in Deinem Kalender oder der App markieren. Nach einiger Zeit bildet sich so eine „Kette“, die Dir den Fortschritt anzeigt. Erledigst Du die Ablage nicht, darfst Du an dem Tag keine Markierung setzen und unterbrichst damit die Kette.

Wie genau kannst Du damit jetzt arbeiten? Reserviere Dir am besten eine Zeit, nachdem die Post bei Dir eingegangen ist oder Du sowieso in der Nähe Deines Büros bist. Oft bietet die Zeit morgens nach dem Frühstück oder kurz vor dem Mittagessen eine gute Möglichkeit die Ablage zu erledigen. Plane Dir ausreichend viel Zeit ein, aber nicht mehr als 60 Minuten pro Tag. Optimal wären 30 Minuten pro Tag im ersten Monat. In dieser Zeit nimmst Du Dir die Post vor und fängst an Deine eingegangenen Dokumente einzuscannen und in top farmplan abzulegen. Hierfür kannst Du auch gut unseren „Scannassistenten“ nutzen. Anschließend kannst Du natürlich Deine Mails abarbeiten, auch schnell und einfach mit top farmplan. Wie genau Du Deine Mailadresse in top farmplan abrufen kannst, steht in unserem Beitrag „So nutzt Du Deine eigene E-Mail-Adresse in top farmplan“.

Sobald Du Deine Dokumente gescannt und einsortiert hast und Deine Mails abgearbeitet sind, darfst Du den Tag in Deinem Kalender markieren.

 

Ausnahmen festlegen

Die Digitalisierung soll Dir die Arbeit erleichtern. Jetzt schreiben wir, dass Du jeden Tag arbeiten sollst. Irgendwie passt da was nicht zusammen sagst Du Dir jetzt? Die entscheidende Frage ist, wie gehst Du damit um. Es ist auch wichtig sich Tage einzuräumen, die frei sind, wie z. B. das Wochenende. Um die Kette an den Tagen nicht abreißen zu lassen, darfst Du an den entsprechenden Tagen ein W für Wochenende eintragen. Im Krankheitsfall kannst Du dann z. B. ein K für Krank eintragen. So wird die Kette nicht durchbrochen, wichtig ist aber auch, dass Du nicht geschummelt hast. Aber Achtung, nutze nicht jede Gelegenheit als Ausrede, sondern bleibe am Ball.

 

Fazit

Ideal ist es, wenn Du Dich vorher schon einmal mit top farmplan auseinandergesetzt hast, denn dann fällt Dir der Einstieg leichter. Zusätzlich benötigst Du noch den passenden Kalender und einen Marker und dann kann es schon losgehen!

Bei Fragen stehen wir Dir gerne unter 02501 801 4484 oder service@topfarmplan.de zur Verfügung.

21. Juni 2019

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