Ein digitales Ablagesystem vereinfacht Deine Prozesse im Büro. Unterlagen schneller finden, strukturierter ablegen und leichter mit anderen Teilen sind die wesentlichen Vorteile. Voraussetzung ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem und ein strukturierter Workflow für die Ablage und Bearbeitung der digitalen Dokumente. Wir haben die ultimative Anleitung für Dich.
In 10 Schritten zum papierlosen Büro:
Such dir ein Dokumentenmanagementsystem, das zu deinen Bedürfnissen passt. Der Markt bietet eine große Auswahl. Oft sind die Programme aber für mittlere und große Unternehmen konzipiert. Das Angebot an Lösungen für die Landwirtschaft ist sehr klein.
Den geringsten Aufwand hast du, wenn Dokumente dich direkt digital erreichen. Informiere deine Geschäftspartner, bevorzugt PDF-Dokumente per Mail zu senden und auf Briefpost möglichst zu verzichten. Nicht alle Unternehmen werden das leisten können, aber einige haben vielleicht ihrerseits schon auf digitale Arbeitsabläufe umgestellt und stellen gerne PDF-Dateien zur Verfügung.
Im papierlosen Büro findest Du die Dokumente schnell wieder. Voraussetzung ist eine gute Suchfunktion und eine durchdachte Ordnerstruktur. In vielen DMS-Systemen musst Du diese Ordner selbst anlegen. top farmplan schlägt Dir eine Struktur vor, die für das Agrarbüro optimiert ist. Du hast bereits ein Ordnersystem am PC? Kein Problem: Über den Sync-Client kannst Du es problemlos in top farmplan weiterverwenden.
Wähle für Dein digitales Büro ein Modell, das von Deinem DMS unterstützt wird. TWAIN und I.R.I.S. sind gängige Standards. Der Scanner sollte eine Auflösung von mindestens 300 dpi liefern und Blätter direkt von beiden Seiten scannen (duplex-Funktion). Eine Ultraschall-Mehrblatterkennung warnt, wenn mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen wurden.
Das, was noch auf Papier bei Dir ankommt, solltest Du konsequent digitalisieren. Nutze dafür eine festgelegte Routine (sog. Workflow) und Deinen Dokumentenscanner. Die Scans landen im digitalen Dokumenteneingang. Von Hier aus bearbeitest Du Sie sie weiter.
Für Papier-Originale, die Du aufbewahren willst, solltest Du eine möglichst einfache Ablagestruktur schaffen. Aus der digitalen Datei sollte hervorgehen, wo sich das Papier-Original befindet.
Tipp: Arbeite mit Kisten. Das spart das Lochen.
Musst Du ein digitalisiertes Dokument wirklich auch als Papier-Original aufbewahren? Wenn keine Aufbewahrungspflicht besteht, entsorge die Papierversion. Das spart Platz im Regal-Archiv.
Gewöhne Dir an, nur noch mit der digitalen Version eines Dokuments zu arbeiten. Füge Notizen oder ähnliches nur dort hinzu. Doppelt Arbeiten macht im papierlosen Büro keinen Sinn. An das Lesen längerer Absätze am Bildschirm wirst Du Dich schnell gewöhnen. Abgeschlossene Vorgänge wandern vom digitalen Schreibtisch in das digitale Archiv.
Auch Dein Handy kann ein Scanner sein. Die Kameras der Geräte liefern gute Ergebnisse, um zum Beispiel Lieferscheine oder Saatgutaufkleber unterwegs zu scannen. Auch Dein komplettes Archiv und die Mails hast Du immer dabei. Erledige einen Teil der Büroarbeit einfach unterwegs.
Hast Du erstmal einen Grundbestand von 100 bis 200 Dokumenten im Archiv, merkst Du, wie sich die Arbeitsabläufe beschleunigen. Das Stöbern in den Papier-Akten und die Haufen auf dem Schreibtisch haben durch das digitale Büro ein Ende.
Dein Weg zum papierlosen Büro, ist einfacher, als Du denkst. Nutze die Technik konsequent und bleibe am Ball. Die Vorteile werden dich schnell überzeugen.
29. Juni 2017
