Digitales Büro – Schritt für Schritt

Milchviehhalter Hartmut Börger hat über top farmplan seinen ganz persönlichen Einstieg ins digitale Hofbüro gefunden. Wir haben ihn nach seinen Erfahrungen gefragt.

Digitales BüroEigentlich hatte ich schon länger darüber nachgedacht, mein Büro zu digitalisieren – nur fehlte mir immer der passende Einstieg dazu“, sagt
Milchviehhalter Hartmut Börger aus der Grafschaft Bentheim in Niedersachsen. Das wird vielen anderen Landwirtengenauso gehen. Hartmut Börger bewirtschaftet den Betrieb mit 120 Milchkühen und einem Gesamtbestand von rund 330 Kopf zusammen mit seiner Familie, einer Teilzeitmitarbeiterin und einem Azubi. Der Praktiker, der auch im Aufsichtsrat des DMK sitzt, fand den Einstieg schließlich
über das Programm top farmplan aus dem Landwirtschaftsverlag: „Cloud-Lösungen für Dokumente gibt es satt. Aber bei dieser hatte ich direkt den Eindruck, das entwickeln Landwirte für Landwirte. Der übersichtliche Aufbau des Systems machte mir den Start leichter.
Einfach auf www.topfarmplan.de registriert und es konnte losgehen.“

Spaß im Büro?

Die vernünftige Organisation des Büros ist Hartmut Börger wichtig, das gehört einfach zum Betrieb dazu, meint er. Und wenn alles vernünftig organisiert ist, kann es sogar Spaß machen. Spaß? „Ja, klar!“ Der Landwirt findet, dass auch draußen nicht immer alles Freude macht, und man im Büro wichtige Weichen für den Betriebserfolg stellt. So kontiert er alle Buchungen des Betriebes selbst. Er macht Vollkostenrechnungen einzelner Produktionszweige, wie z. B. der Jungrinderaufzucht, die neben der Milchproduktion das zweite wichtige Standbein des Betriebes ist. Dazu kommt für ihn das intensive Auswerten vieler Daten aus dem Stall.

Hartmut Börger nutzt bisher vor allem zwei Module von top farmplan:
die Dokumentenverwaltung (Aktenschrank) und die Tiermeldung an die HIT-Datenbank. Die Tiermeldungen laufen über einen PC direkt im Stall, auf dem auch der Herdenmanager installiert ist. Über einen Trick hat der Praktiker den Rechner an das Internet angeschlossen, denn das Signal des WLAN vom Wohnhaus war nicht stark genug. Er nutzt dazu die Technik PowerLAN oder dLAN (direct LAN). Das System überträgt die Daten mit speziellen Adaptern im Hochfrequenzbereich über die Stromleitung. Ein Adapter speist sie im Haussicherungskasten
ein, ein weiterer empfängt sie im Anschlusskasten des Stalls und reicht sie an den PC weiter. Die 210 m lange Leitung zum Stall ist allerdings das Limit, über eine weitere Distanz würde die Technik nicht mehr arbeiten, hat sich Hartmut Börger erkundigt.

Auch im langsamen Netz:

Weil die Datenverwaltung von top farmplan mit einer Cloud arbeitet, wollen wir von ihm wissen, ob generell die Netzabdeckung bei ihm ein Problem bei der Arbeit sei. Denn das Glasfasernetz soll hier erst 2019 kommen – voraussichtlich. Der Landwirt verfügt zurzeit über einen Anschluss mit 7 000 bis 8 000 Kbit/s im Download und im Upload nur über sehr langsame 300 Kbit/sec. Trotzdem hat er bisher keine Verzögerung beim Speichern der Dokumente oder den HIT-Meldungen festgestellt. Weil die gescannten Belege selten größer als 100 bis 200 Kiloeibyte (kB) groß sind, dauert das Sichern in der Cloud nur Sekunden und hält bei der Büroarbeit nicht auf.

Die Tierbewegungen überträgt der Landwirt direkt im Stall aus den Listen des Herdenmanagers per top farmplan in die HIT-Datenbank. Hartmut Börger war bei der Entwicklung dieser Funktion einer der ersten Nutzer und hat das Entwicklerteam mit praxisnahem Feedback
versorgt. Heute gefällt ihm besonders, dass das System ihm intelligent die passenden Ohrmarken vorschlägt. Das Ganze ist sehr schnell erledigt. Die bereits von top farmplan angekündigte mobile HIT-Lösung fürs Handy hat Hartmut Börger bis jetzt nicht vermisst, weil sein Stall-PC internetfähig ist. Künftig kann er sich eine Smartphone-Lösung aber schon als praktisch vorstellen, zum Beispiel beim Kälber verladen.

Zugriff per Smartphone

Den Zugriff per Smartphone auf die gescannten Rechnungen oder Lieferscheine nutzt er dagegen schon heute: „Ich finde es praktisch, beim Bestellen von Futter oder Einstreu mal eben nachzusehen, wie viel wir das letzte Mal bekommen haben – und zu welchem Preis. Oder wenn ich den defekten Hochdruckreiniger zum Händler bringe: Wann haben wir den gekauft und gilt die Garantie noch?“

In die Dokumenten-Verwaltung von top farmplan hat sich der Praktiker mittlerweile richtig eingefuchst. Besonderheit: Der Betrieb kontiert selbst und benötigt die direkte Anbindung an das Buchführungsprogramm – in diesem Fall das ASS-Geld der NLB (NeueLandbuch Gesellschaft, Verden). Es beginnt mit dem Scannen des Dokuments. Dazu steht ein Scanner mit Einzelblatteinzug auf dem Schreibtisch.
Lieferscheine und andere weniger wichtige Dokumente versieht der Praktiker vorher mit einer laufenden Nummer. Sie wandern danach lose in einen Karton zur Ablage. Steuerrelevante Rechnungen heftet er aber weiterhin nach dem Scan ordentlich in den entsprechenden Ordnern ab: „Das mache ich noch bei allen Sachen, bei denen ich glaube, sie später schnell als Original vorlegen zu müssen – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung.“

Speichern wie auf dem PC:

Hartmut Börger scannt Rechnung für Rechnung einzeln und speichert die so erzeugte PDF-Datei im passenden Ordner ab.
Durch WebDAV – ein Standard zum Bereitstellen von Daten übers Internet – kann er die Daten wie auf einer Festplatte speichern. Die Ordner erscheinen in der gleichen Struktur wie auf dem PC. So kann er hier auch andere Dinge wie z. B. Excel-Dateien ablegen und bearbeiten.

Der Betriebsleiter kontiert die Buchungen einmal pro Monat. Durch die Beträge auf den digitalen Kontoauszügen lassen sich Buchung und Belege einfach verknüpfen. Das übernimmt die NLB-Software. top farmplan stellt die Verwaltung der Dokumente sicher.
Zusätzlich dazu nutzt der Landwirt auch die E-Mail-Funktionen von top farmplan. Er kann zum Beispiel die Behandlungsbelege des Tierarztes über das top farmplan-Postfach abrufen und direkt in den passenden Ordner ziehen. Im Stall überträgt Hartmut Börger
das dann einfach in seinen Herdenmanager.

Beim Besuch des Tierarztes nutzt der Praktiker die ganze Sache rückwärts: Per Handy kann er so z. B. bei Bedarf schnell auch die Daten der letzten Milchleistungsprüfung aufrufen. Die Ackerschlagkartei von top farmplan setzt der Betrieb noch nicht ein, hier bleibt er noch bei seinem bisherigen Programm – späterer Wechsel aber nicht ausgeschlossen. Die Stoffstrombilanz nach der Dünge-VO erledigt der Beratungsring für ihn. Allerdings überlegt der Landwirt, einen Ordner „Lieferscheine Dünger“ für den Beratungsring freizuschalten.
So können die Spezialisten direkt auf diese Daten zugreifen – aber nur auf diese.

In diesem Zusammenhang hat Hartmut Börger einen Vorschlag für das top farmplan-Team: „Es wäre auch praktisch, wenn man jedem Dokument vor dem Verschieben in den Ordner z. B. über Häkchen einzelne Merkmale anhängen könnte. Dann reicht es beim nächsten QM-Audit, einfach alle relevante Dokumente mit dem QM-Merkmal direkt zusammenzustellen.“ Wir geben diesen Vorschlag an das Entwicklungsteam gerne weiter. Hartmut Börger findet es sympathisch, dass top farmplan Schritt für Schritt weiterwächst und dabei seine Nutzer mitnimmt.

Betriebsspiegel

Betriebsspiegel Hartmut Börger
Wietmarschen, Grafschaft Bentheim
Milchkühe: 120
Weibliche Nachzucht: 200
Gesamt-Tierbestand: 330
Herdenleistung: 9 500 kg/Jahr
Schwerpunkte: Milchproduktion, Färsenaufzucht, Futterbau
Fläche: 85 ha, davon 40 ha extensive Naturschutzfläche

 

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