Aufbewahrungspflichten in der Landwirtschaft

Die Bürokratie in der Landwirtschaft wird nicht weniger. War früher ein Ordner ausreichend so müssen aktuell die verschiedensten Aufzeichnungen berücksichtigt werden. Jede neue Auflage für die Landwirtschaft bedeutet noch mehr Bürokratie und beschleunigt den landwirtschaftlichen Strukturwandel. Dabei quillt Dein Aktenschrank über und Dein Büro platzt aus allen Nähten.Mit diesem Artikel wollen wir Dir eine kurze Übersicht zu Aufbewahrungsfristen und -pflichten geben sind.

Was heißt in diesem Zusammenhang eigentlich aufbewahren?

Aufbewahren bedeutet, dass Deine Dokumente gegen Feuer, Wasser oder Feuchtigkeit geschützt aufbewahrt werden müssen. Auch ist es wichtig, dass die Dokumente lesbar und geordnet vorhanden sind. Dies ist in der Aufbewahrungspflicht wichtig, damit ein Dritter Deine Unterlagen in einen angemessenen Zeitraum prüfen kann. Wichtig ist z.B. bei Email-Rechnungen, dass Du diese in elektronischer Form aufbewahrst. Ein Ausdruck des Anhangs reicht nicht aus und widerspricht gegen die Aufbewahrungspflicht.

Mit der untenstehenden Liste bieten wir Dir eine Übersicht in der du die wichtigsten Zeiträume der Aufbewahrung von landwirtschaftlichen Unterlagen wiederfindest, um nach dieser Zeit die Unterlagen (wenn gewünscht) zu vernichten:

Aufzubewahren sind u.a. im landwirtschaftlichen Betrieb Dauer
Untersuchungsergebnisse Eutergesundheit, Prüfprotokoll Melkanlage 2 Jahre
Aufzeichnungen über Aufnahme oder Abgabe von Gülle oder Biogassubstrat (Lieferscheine, Deklarationsbescheinigung) 3 Jahre
Aufzeichnungen Beizungen, Biozide, Pflanzenschutzanwendungen 3 Jahre
Bestandsregister Schweine, Rinder, Schafe, Ziegen; Aufzeichnungen Tierverluste, Tierkörperbeseitigungsscheine 3 Jahre
Aufzeichnung Tierbestandskontrolle (z.B. Kalender) 3 Jahre
Rationsberechnungen, Mischprotokolle, Futteruntersuchungsergebnisse 3 Jahre
Bestandsuntersuchungen: Analyseergebnisse, Statusfeststellung 3 Jahre
Besamungsscheine 3 Jahre
Milchuntersuchungen (Hemmstoffe, Keimzahl etc. – z.B. Molkereiabrechnungen) 3 Jahre
Qualitätsmanagement Milch (QM) / Qualität und Sicherheit (QS) 3 Jahre
Untersuchungsergebnisse von Tieren, tierischen Erzeugnissen (wie z.B. Milch), Futtermitteln, Pflanzen, pflanzlichen Erzeugnissen, Verwendungsnachweise GVO-Saat- bzw. Pflanzgut, Rechnungen und Kaufbelege für Pflanzenschutzmittel, Biozide (z.B. Rattengift) 3 – 5 Jahre
Lieferscheine/Verkaufsbelege von Tieren (z.B. Kennzeichnung), Futtermitteln, Zusatzstoffen (z.B. Lieferschein, Sackanhänger), Lebensmitteln wie Milch, Getreide, Eier 5 Jahre
Prüfprotokolle Pflanzenschutzmittelspritze 5 Jahre
Humusbilanz 5 Jahre
Tierarzneimittel-Überwachung: Bestandsbuch, Anwendungs- und Abgabebelege von Arzneimitteln 5 Jahre
GVO Freiheit Dokumentationen (Fütterung, Tierhaltung, Saatgut etc.) 5 Jahre
Milkmaster (Nachhaltigkeitsprogramm des DMK Deutsches Milchkontor) 5 Jahre
Agrarumweltmaßnahmen (AUM) 5 Jahre nach Ende
Stoffstrombilanz 7 Jahre
Düngebedarfsermittlung 7 Jahre
Düngung: Nährstoffvergleiche, Bodenproben, Nmin-Werte, Richt- bzw. Analysewerte Wirtschaftsdünger 7 Jahre
Bodenanalyseergebnisse für Humus und bei Klärschlammausbringung 7 Jahre
Buchführung: Steuerliche Buchungsbelege mit Kontoauszügen, steuerliche Aufzeichnungen, Inventarverzeichnisse, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Ein- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Agrardiesel: Bescheide, Buchführungsbelege 10 Jahre
De-minimis-Bescheinigungen Zuschüsse an kleinere Betriebe 10 Jahre
Gärsubstrate: Untersuchungsergebnisse 10 Jahre
Bioabfall-VO: Lieferscheine für Kompost und Biogasgärsubstrat, Bodenuntersuchungsergebnisse beim Einsatz 30 Jahre
Klärschlamm-VO: Lieferscheine, Analyse Klärschlamminhalt 30 Jahre

 

Diese Angaben sind ohne Gewähr auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

27. März 2018

Kontakt zum Kundenservice

Du hast Fragen zu top farmplan oder benötigst Unterstützung?
Rufen Sie uns an. Wir helfen gerne weiter.

02501 801 44 84 service@topfarmplan.de Servicezeiten: Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr