Aktenberge auf Deinem Schreibtisch. Viele Ordner im Schrank. Das gerade benötigte Dokument im falschen Ordner abgeheftet. Die Suche nach dem richtigen Dokument gestaltet sich manchmal schwieriger als es sein müsste. Einfach einen Suchbegriff eingeben und das passende Dokument wird auf Deinem Bildschirm angezeigt. Schneller kannst Du kein Dokument finden. Doch wie genau funktioniert das und was passiert da eigentlich mit Deinen Dateien. Das möchten wir Dir in den folgenden Abschnitten erklären.
Die Abkürzung steht für Optische Zeichenerkennung. In unserem Fall für die Texterkennung. Das ist eine Technologie, die es ermöglicht die eingescannten Papierdokumente oder pdf-Dateien in durchsuchbare Dateien umzuwandeln. Wenn Du z. B. eine Rechnung von Deinem Landmaschinenhändler einscannst. Hast Du lediglich eine Bildkopie von Deinem Papierdokument erzeugt. In top farmplan durchläuft das Dokument einen Prozess. Dieser läuft im Hintergrund. Keine Angst, dabei werden keine Daten über Deine Dokumente bei uns gespeichert. Die Fähigkeit der Texterkennung ermöglicht es, mithilfe der Volltextsuche schnell Deine Dokumente wiederzufinden. Suchst Du z. B. alle Rechnungen und Lieferscheine, auf denen Kalkammonsalpeter steht, so ist das in top farmplan möglich. Bei uns ist nämlich auch ein landwirtschaftliches Verzeichnis hinterlegt. Solltest Du ein Wort nicht finden, kannst Du uns gerne Bescheid geben und wir nehmen es dann mit in die Datenbank auf.
Wie erwähnt läuft im Hintergrund ein Prozess. Dieser verwandelt Dein eingescanntes Dokument – die Bildkopie – in eine „lesbare“ Datei. In mehreren Schritten erkennt die OCR-Software einzelne Buchstaben und setzt diese zu Wörtern und anschließend zu logischen Sätzen zusammen – das Bild wird in Text übersetzt. Auf diese Weise verwandelt die Texterkennung unterschiedliche Dokumente zuverlässig in durchsuchbare Dokumente um. Erst jetzt ist das elektronisch erstellte Dokument voll durchsuchbar.
Die Fähigkeit der OCR ermöglicht erst die Volltextsuche. Auf diese Weise kannst Du schnell und einfach Dokumente in Deinem Archiv wiederfinden. Suchst Du z. B. eine Rechnung, hast aber nur einen Rechnungsbetrag, kannst Du anhand des Betrages die dazugehörige Rechnung schnell wiederfinden. Und das ohne Deine Ordner durchblättern zu müssen.
18. Februar 2019
