Schaffe Ordnung in Deinen E-Mail-Postfach

Das E-Mail-Volumen in Deinem E-Mail-Postfach nimmt immer weiter zu? Es befinden sich lauter neue Emails in Deinem Postfach? Du hast leichte Probleme dies aufzuräumen?  Findest Du Dich hier wieder? Erst mal eines vorweg:

Du bist mit diesem Problem nicht alleine!

Viele Anwender haben Probleme, den Überblick in ihrem Posteingang zu bewahren.  Was ist für mich wichtig? Was kann direkt weg? Wo benötige ich noch das Original?  In diesem Artikel geben wir Dir ein paar Hinweise und Tipps wie Du Dein E-Mail-Postfach einfach organisieren kannst.

Zunächst ein paar interessante Fakten zum Thema Emails:

  • 2018 werden täglich ca. 281 Mrd. Emails verschickt
  • 2017 haben in Deutschland 84 % der Bevölkerung einen Email-Account genutzt
  • 50 % der Amerikaner liest seine Emails im Bett und 42 % auf der Toilette

So nun zum eigentlichen Thema egal ob Du gerade auf der Toilette sitzt oder im Bett liegst.

Herzstück: Posteingang

Der Posteingang ist der zentrale Einstiegsort im Postfach. In diesem tummeln sich grundsätzlich alle eingehenden Mails. Um den Posteingang nicht zu einem Papierkorb verkommen zu lassen, ist es wichtig, ihn als Transitstelle des Postfachs zu sehen. Das heißt: Eingehende E-Mails sind nicht dazu verdammt, auf ewig hier zu verweilen. Vielmehr sollten in einem ersten Schritt alle Mails im Posteingang überflogen werden. Unwichtiges wird sofort gelöscht, übrige Nachrichten können entweder direkt beantwortet werden z.B. eine Zusage für einen Termin. Andre Mails werden in einen entsprechenden Ordner sortiert, aus dem sie später bearbeitet werden. Der Posteingang beinhaltet so also immer nur neue Nachrichten, die noch bearbeitet werden müssen.

Struktur durch Ordner

Um den Posteingang unter Kontrolle zu bringen, gilt es, das restliche Postfach ebenfalls gut zu strukturieren. Am einfachsten kannst Du das mit Ordnern erreichen. Das erfordert zu Beginn etwas Zeit, erleichtert aber die Arbeit auf lange Sicht. Du musst Dich entscheiden, wonach Du Dein Postfach organisieren willst. Du kannst dies z.B. nach Personen, Projekten oder auch nach Wochentagen zu strukturieren. Prinzipiell ist es sinnvoll, ein paar übergeordnete Kategorienordner anzulegen: Ein Ordner „Aufgaben“ enthält zum Beispiel die Unterordner „To-Dos“, „Nachhaken“ und „Später erledigen“. Ein weiterer Ordner „Kategorien“ könnte alle Projekte und sonstige Aufgaben oder Themen enthalten, wie beispielsweise „Projekt Stallbau“, „Maschinengemeinschaft“,oder „Infos Schweine“. Ein Kategorienordner „Buchführung“ sammelt in den Unterordnern „Rechnungen“ „Lieferscheine“ und „Konto“ und „Pacht“ etc. alle Informationen, die für die Buchführung und den Steuerberater benötigt werden..

Filterregeln für eingehende E-Mails verwenden

Ergänzend zum manuellen Sichten des Posteingangs und der Nutzung von Ordnern, erleichtern passende Filterregeln den Umgang mit der E-Mail-Flut zusätzlich. E-Mails eines bestimmten Absenders können beispielsweise automatisch in den dafür vorgesehenen Unterordner „Rechnung Futter“ verschoben werden wenn dieser Dir immer nur Rechnungen für Futter sendet. Sinnvoll kann auch eine Filterregel sein, die eingehende Nachrichten aufgrund von Stichworten im Betreff in einem dafür angelegten Ordner speichert, wenn zum Beispiel das Wort „Rechnung“ vorkommt oder der Projektname „Stallbau“.

Reihenfolge der Ordner

Die meisten E-Mail-Programme sortieren Ordner alphabetisch. Um eine eigene Priorisierung zu ermöglichen, können Ordner zusätzlich zu ihrem sprechenden Namen noch mit einer vorangestellten Ziffer benannt werden, zum Beispiel mit „01 Stallbau“ statt nur „Stallbau“. So ist sichergestellt, dass der Ordner „01 Stallbau“ vor dem Ordner mit dem Namen „Buchführung“ aufgelistet wird, obwohl eine alphabetische Sortierung der Projekte ohne vorangestellte Ziffer genau andersherum ausfallen würde. Hier bietet sich tlw. auch eine Sortierung wie im Aktenschrank von top farmplan an.

Regelmäßiges Ausmisten Deines E-Mail-Postfach sorgt für Klarheit

Auch wenn Du gute Strukturen in Deinem Postfach geschaffen hast, ist ein Postfach eine dauerhafte Aufgabe. Sinnvoll ist es Dein Postfach regelmäßig zu durchsuchen und Deine erledigten Emails in einen Ordner „Archiv“ oder „erledigt“ zu verschieben. Dies sorgt bei Dir nicht nur für eine bessere Übersicht sondern hält die Postfächer auch aktuell. Wie häufig Du Dein Postfach aufräumst liegt an der Nutzungsintensität. Du kannst dafür z.B. einen Termin in Deinen top farmplan Kalender einstellen, der sich regelmäßig wiederholt und an das Aufräumen erinnert.

Feste E-Mail-Zeiten setzen

Egal, ob es im beruflichen oder privaten Umfeld etwas zu tun gibt: Viele Email-Nutzer lassen sich durch die ständige Beobachtung des Postfachs immer wieder von ihren eigentlichen To-Dos ablenken. Abhilfe können Dir da festgesetzte E-Mail-Zeiten schaffen: beispielsweise morgens, um sich einen Überblick über anstehende Aufgaben und aktuelle Themen zu verschaffen, dann nach dem Mittagessen und schließlich noch einmal abends kurz vor dem Feierabend. So ist sichergestellt, dass Du wichtige Nachrichten in einer angemessenen Zeit gelesen hast, aber Dein Arbeitsfluss nicht unnötig unterbrochen wird.

Anhänge in der Cloud speichern

Immer häufiger werden auch große Dateien per Mail verschickt. Sei es das Gutachten zum Bauantrag oder die Daten für die Stoffstrombilanz. Damit die Dateien nicht den Speicherplatz der Postfächer überquellen lassen sich viele Daten auch in top farmplan speichern. Hier kannst Du schnell auf Deine Daten zu greifen. top farmplan bietet Dir dann die Möglichkeit einen Freigabelink per Email zu versenden. Dadurch kannst Du z.B. den Berater direkt auf Deine Dokumente so lange eine Zugabe erteilen bis Du die Freigabe wieder löscht. Dies geht natürlich auch andersrum und der Gutachter kann Dir einen Zugang freigeben um auf das Gutachten zu sehen. Dies verhindert ein Überlaufen Deines Postfachs und Du umgehst das Problem mit zu großen Mails.

24. Januar 2019

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