Mit dem Begriff „E-Rechnung“ könnte man schnell eine digitale Rechnung im pdf-Format verbinden. Allerdings steckt hinter diesem Begriff viel mehr als viele erwarten.
Mithilfe einer elektronischen Rechnung sollen Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden. Dadurch soll eine durchgehend digitale Bearbeitung der Rechnung ermöglicht werden. In einer E-Rechnung werden die Rechnungsinhalte, anders als bei einer herkömmlichen pdf-Datei, in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dargstellt.
Laut des Wachstumschancengesetzes ist es für deutsche Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 verpflichtend elektronische-Rechnungen empfangen zu können. Das bedeutet also für inländische business to business Umsätze wird die Nutzung eines elektronischen Rechnungsformates verpflichtend. Stellt Dein Betrieb also Rechnungen an andere Betriebe aus, ist oben genanntes ab 2025 verpflichtend. Darüber hinaus gibt das Gesetz vor, dass Unternehmen ab 2026 diese selbst verschicken können müssen.
Bei Rechnungen im pdf-Format handelt es sich um ein Bildformat, welches keine weiteren Hintergrundinformationen enthält. Die E-Rechnung enthält Daten, die automatisch von Rechnungsprogrammen gelesen und ausgewertet werden können. Es reicht also nicht aus, wenn Dein Betrieb Rechnungen im pdf-Format empfangen und verschicken kann.
Die E-Rechnung ist der Begriff für die Art der Rechnung. Als X-Rechnung wird dagegen das Dateiformat dieser bezeichnet. Die E-Rechnung kann entweder als xml-Datei erstellt werden, dieses Format ist für den Nutze nicht lesbar, oder als pdf-Datei, an welche noch eine xml-Datei angehängt ist.
top farmplan bietet Dir schon jetzt die Möglichkeit E-Rechnungen im xml-Format zu empfangen. Du kannst die elektronische Rechnung, wenn diese per Mail bei Dir ankommt, direkt im Aktenschrank ablegen. Außerdem kannst Du die Rechnung, wie alle anderen herkömmlichen Rechnungen mit Deinem Steuerberater teilen. Das geht ganz einfach über eine Schnittstelle zum Programm Deines Steuerberaters. Alternativ kannst Du die elektronische Rechnung auch per Mail versenden und weiterleiten.
Damit erfüllt Dein Betrieb schon jetzt die Vorgaben zur elektronischen Rechnung, die ab 2025 verpflichtend sind.
In top farmplan kannst Du schon jetzt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format schreiben. Das bedeutet, Du schreibst wie gewohnt eine Rechnung im PDF-Format und das XML, also die eigentliche E-Rechnung, wird im Hintergrund in der PDF-Datei angehangen. So kann der Empfänger Deiner E-Rechnung diese selbst lesen und auch automatisch verarbeiten lassen.
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7. Mai 2024
