Ein unübersichtlicher Schreibtisch. Aktenberge, wohin das Auge reicht. Mit dem digitalen Büro ist das vorbei. Doch wenn Du die Dokumente einfach irgendwo ablegst, ist Dein PC nicht besser aufgeräumt als Dein Schreibtisch vorher. In diesem Beitrag geben wir Dir einen Überblick über die Ordnerstruktur von top farmplan und beantworten Dir die häufigsten Fragen zu diesem Thema.
In top farmplan geben wir Dir schon eine Ordnerstruktur an die Hand, die für landwirtschaftliche Betriebe optimiert ist. Diese kannst Du aber nach Deinen Vorlieben abändern.
Aufbau des Musteraktenplans
Auf der obersten Ebene sollten sich Deine Betriebe wiederfinden. Diese stellen die Hauptgruppen dar. Für den Start haben wir Dir einen Ordner „01_Gesamtbetrieb“ mit passenden Unterordnern angelegt. Falls Du mehrere Betriebe hast, erstelle Dir nach diesem Vorbild für jeden einen eigenen Ordnerbaum, also z.B.:
01_Ackerbaubetrieb
02_Biogasanlage
03_Hofladen
04_Privat
In den Ordnern der der zweiten Ebene unterscheidest Du nun nach Sachgebieten, z.B. 000_Buchhaltung, 010_Ackerbau, 020_Tierhaltung, usw. In unserem Musteraktenplan haben Dir schon Ordner für die gängigsten landwirtschaftlichen Sachgebiete angelegt. Irrelevante oder fehlende Sachgebiete kannst Du nach Bedarf entfernen oder ergänzen. Hast Du mehrere Betriebe, solltest Du mindestens für jeden auch einen Unterordner „000_Buchhaltung“ anlegen.
Beispiel:
01_Ackerbaubetrieb
000_Buchhaltung
010_Ackerbau
…
02_Biogasanlage
000_Buchhaltung
010_Personal
…
In manchen Fällen kann es Sinn machen, mit einer dritten Ebene zu arbeiten. In unserem Musteraktenplan gibt es z.B. im Ordner 000_Buchhaltung noch Unterordner für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbuch und sonstige Belege. Diese Unterscheidung kann z.B. da sinnvoll sein, wo Dokumententypen verschiedene Aufbewahrungsfristen haben (Vgl. Aufbewahrungspflichten-Landwirtschaft).
Beispiel:
01_Ackerbaubetrieb
000_Buchhaltung
Eingang
Ausgang
…
Tipp: Wandle Deine Ordner zu Archivordnern um, um revisionssicher und damit GoBD-konform zu arbeiten.
Ja, das geht! Die Struktur, die Du zu Beginn vorfindest, kannst Du individuell an Deinen Betrieb anpassen. Gibt es bei euch beispielsweise keinen Forst oder keine Tierhaltung, dann entferne diese Ordner einfach aus der Liste. Wie Du Ordner löscht, umbenennst oder teilst, findest Du anschaulich erklärt in unserer Anleitung „So arbeitest Du mit dem digitalen Aktenschrank„.
Falls Du noch unsicher bist, welche Ordner Du wirklich brauchst, wirf einen Blick in Deinen Büroschrank, den Du Dir als erste Ebene von top farmplan vorstellen kannst. Die darin befindlichen Ordner sind die zweite Ebene und die einzelnen Registerkarten in den Ordnern die dritte Ebene. Tiefer solltest Du nicht gehen, damit Du Deine Dokumente noch schnell erreichen kannst. Aber beachte den Unterschied: Während Papierordner nur eine gewisse Kapazität haben, musst Du Dich bei der digitalen Ablage bei der Anzahl von Dokumenten nicht begrenzen. Das beschleunigt die Ablage und sorgt für mehr Überblick. Wenn Du ältere Dokumente suchst, findest Du diese sowohl über die Volltextsuche als auch mithilfe der Kategorisierung durch Tags sekundenschnell wieder.
Wenn Du mehr als einen Betrieb führst, kannst Du die Ablage ganz einfach trennen. Lege Dir dafür einen neuen Überordner auf der Ebene des Ordners 01_Gesamtbetrieb an und lege Dir die passenden Unterordner an. Dokumente, die in keiner Verbindung zum Betrieb stehen, solltest Du gesondert ablegen. Dafür haben wir den Überordner 02_Privat angelegt. Zum Schluss benennst Du die Ordner am besten noch nach den jeweiligen Betriebsnamen.
Wähle für die Ordner eine klare Benennung. Das dient der Nachvollziehbarkeit. Versehe Deine Ordner zusätzlich mit Zahlen von 01 bis 10. Mehr sollten es nicht sein, sonst wird es zu unübersichtlich. Die Zahlen sorgen zusätzlich dafür, dass die Ordnung eingehalten wird. Außerdem kannst Du dadurch die alphabetische Reihung umgehen. Auch in top farmplan kannst Du Deine Ordner so umbenennen, wie Du es möchtest.
Nun hast Du Deine Ordnerstruktur übersichtlich strukturiert. Doch wenn du deine Dokumente willkürlich benennst, hilft Dir das nicht viel. Bei den Dateinamen solltest du auf eine einheitliche Benennung achten. Zusätzlich ist es sinnvoll das Datum in umgekehrter Reihenfolge zu verwenden. Das ermöglicht Dir eine einfache Sortierung. Ein Hinweis auf den Dokumententyp im Namen ermöglicht Dir die richtige Zuordnung. Wenn du einen Paginierstempel verwendest, kannst Du diesen zusätzlich mit in den Namen aufnehmen. So sieht das Schema aus: JJJJMMTT_Dokumententyp_Absender_Thema_Paginiernummer.pdf Beispiel: 20220321_Rechnung_Agravis_Futtermittel_0000312.pdf.
Um die Übersicht zu bewahren und Dokumente auch schnell wiederzufinden, gilt es Ordnung zu schaffen. Du hast jetzt die Kenntnisse für eine aufgeräumte Ordnerstruktur. Nun heißt es, ran ans Aufräumen!
22. März 2022
