Die richtige Ordnerstruktur finden

Ordnerstruktur digitales Büro

 

Ein unübersichtlicher Schreibtisch. Aktenberge wohin das Auge reicht. Mit dem digitalen Büro ist das vorbei. Doch wenn Du alles einfach nur in einem Ordner ablegst, ist Dein PC nicht besser aufgeräumt als Dein Schreibtisch vorher. Um die Übersicht zu bewahren und Dokumente auch schnell wiederzufinden, gilt es Ordnung zu schaffen. In top farmplan geben wir Dir schon eine Ordnerstruktur an die Hand. Diese kannst Du nach Deinen Vorlieben abändern. Wir wollen Dir in diesem Beitrag eine Übersicht geben, worauf Du dabei achten solltest.

Alle in einem Boot

Um die richtige Ordnerstruktur zu finden, sollten alle Beteiligten mit einbezogen werden. Es bietet einen Vorteil, wenn die Richtlinien von allen festgelegt werden. Dadurch können sich alle Beteiligten mit der Ordnerstruktur identifizieren. Auch werden dadurch die festgelegten Regeln von allen eingehalten. Die Richtlinien solltest Du in einer separaten Datei speichern, die bestenfalls auf der oberen Ordnerebene abgelegt wird.

Die wichtigsten Kriterien für eine gute Ordnerstruktur

Um eine ordentliche Ordnerstruktur zu erschaffen, gibt es ein paar Kriterien die Du beachten solltest.

  • Übersichtlichkeit: Lege auf einer Ebene nur so viele Ordner an, wie Du mit einem Blick erfassen kannst.
  • Nachvollziehbarkeit: Lege die Ordner so an, dass sich im Zweifel einer Prüfung auch der Betriebshelfer darin zurechtfindet.
  • Schnelligkeit: Lege nicht so viele Unterordner an. Es sollte möglich sein, Deine Dateien innerhalb von ein paar Klicks zu erreichen.

Du musst Dir dabei nicht etwas völlig Neues ausdenken. Meist reicht ein Blick in den Schrank, den Du Dir als erste Ebene von top farmplan vorstellen kannst. Die darin befindlichen Ordner sind die zweite Ebene und die einzelnen Registerkarten in den Ordnern die dritte Ebene. Tiefer solltest Du nicht gehen, damit Du Deine Dokumente noch schnell erreichen kannst.

Die richtige Namensfindung

Wähle für die Ordner eine klare Benennung. Das dient der Nachvollziehbarkeit. Eine klare Benennung sorgt dafür, dass sich jeder sofort in Deiner Ordnerstruktur zurecht findet. Ordner mit dem Namen „Sonstiges“ sorgen nur für Verwirrung und bringen nichts. Versehe Deine Ordner zusätzlich mit Zahlen von 01 bis 10. Mehr sollten es nicht sein, sonst wird es zu unübersichtlich. Die Zahlen sorgen zusätzlich dafür, dass die Ordnung eingehalten wird. Außerdem kannst Du dadurch die alphabetische Reihung umgehen. Auch in top farmplan kannst Du Deine Ordner so umbenennen, wie Du es möchtest.

Dateinamen-Exkurs

Nun hast Du Deine Ordnerstruktur übersichtlich strukturiert. Doch wenn du deine Dokumente willkürlich benennst, hilft Dir das nicht viel. Bei den Dateinamen solltest du auf eine einheitliche Benennung achten. Zusätzlich ist es sinnvoll das Datum in umgekehrter Reihenfolge zu verwenden. Das ermöglicht Dir eine einfache Sortierung. Ein Hinweis auf den Dokumententyp im Namen ermöglicht Dir die richtige Zuordnung. Wenn du einen Paginierstempel verwendest, kannst Du diesen zusätzlich mit in den Namen aufnehmen.

 

Du hast jetzt die Kenntnisse für eine aufgeräumte Ordnerstruktur. Nun heißt es, ran ans Aufräumen!

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