Erfahrungsbericht: Zeit fürs Wesentliche

Erfahrungsbericht: Zeit fürs Wesentliche

Auf den Höfen sind es meist die Frauen, die Büro und Finanzen managen. Wir haben mit zwei Landwirtinnen gesprochen, die sich für eine papierlose Buchführung entschieden haben.
Dokumentation macht einen Großteil des betrieblichen Alltags aus. Wer sich für das papierlose Büro entscheidet, muss oft altbewährte Ordnungssysteme aufgeben. Eine technische Lösung, die Zeit sparen und den Alltag unkomplizierter gestalten kann, ist das Programm top farmplan, das wie top agrar aus dem Landwirtschaftsverlag stammt. Mit dem System lässt sich u. a. die Ackerschlagkartei pflegen. Auch Belege kann man scannen und durch die Texterkennung wiederfinden. Wir haben mit zwei Frauen gesprochen, die seit diesem Jahr mit top farmplan arbeiten.

Nie wieder Zettelwirtschaft:
Birgit Först braucht Ordnung im Büro.
Die digitale Buchhaltung gibt ihr neue Freiräume

Birgit Först (39), Saustrup bei Flensburg, Schleswig-Holstein; Foto: Meusener

Als   Betriebsleiterin   kümmere   ich   mich  neben  der  Familie  um  den  Hähnchenmaststall  und  die  Buchhal­tung. Mein Mann Sönke hat einen Voll­zeitjob außerhalb des Betriebes und or­ganisiert nebenbei den Ackerbau. Trotz der  Zeitersparnis  war  ich  zunächst  da­gegen,  auf  ein  papierloses  Büro  umzu­steigen. In solchen Alltagssachen bin ich ein Gewohnheitstier. Für mich muss al­les seine Ordnung haben. Ich hefte Pa­piere einfach gerne ab. Außerdem habe ich immer viele Kopien gemacht. Rech­nungen  hatte  ich  dann  natürlich  im  Ordner  für  die  Buchhaltung.  Daneben  habe  ich  aber  z.  B.  einen  extra  Ordner  für jeden Durchgang im Hähnchenstall gepflegt. Ich mag es einfach, alles beiei­nander  zu  haben  und  die  Unterlagen  immer genau dort zu finden, wo ich sie brauche.  Nach  meinem  Studium  habe  ich   unter   anderem   im   Qualitätsma­nagement  in  der  Ernährungsindustrie  gearbeitet. Aus dieser Zeit habe ich viel in mein eigenes Ordnungssystem über­nommen.

Schritt für Schritt

top farmplan haben wir letztes Jahr für ein paar Monate getestet. Wir haben es vor allem für die Ackerschlagkartei ein­gesetzt.  Jetzt,  zum  neuen  Wirtschafts­jahr, konnte ich mich dazu durchringen, das Programm für die Buchführung zu nutzen. Anfangs bedeutete das einen er­heblichen   Mehraufwand.   Inzwischen   habe ich mich damit angefreundet. Bevor ich die Dokumente einscanne, versehe ich sie per Hand nach wie vor mit einem Paginierstempel. Je nach Do­kumentenart   habe   ich   dafür   unter­schiedliche  Farben  und  eine  fortlau­fende Nummer. Außerdem habe ich mir auch  im  Programm  eine  Ordnerstruk­tur angelegt. Beides bräuchte ich theo­retisch  nicht.  top  farmplan  kann  alle  Dokumente lesen. Die Suchfunktion er­spart mir im Alltag viel Zeit. Dennoch fühlt es sich gut an, zu wissen, wo alles gespeichert ist.Im Moment nutzen wir top farmplan zu  100  Prozent  für  die  Buchhaltung.  Andere Bereiche, zum Beispiel die Ver­sicherungen,  kommen  nun  Schritt  für  Schritt hinzu.

Ein Büro zum Wohlfühlen

Die  Veränderung ist spürbar. Im Büro fühle ich mich jetzt viel wohler. Mit Ordnern tapeziert, waren die Wände einfach erdrückend. Das Ausmisten und Wegwerfen war richtig  befreiend!  Außerdem diskutieren wir nicht mehr, wo jetzt welcher Zettel ist.

Neue Chefin, neues System.
Zur digitalen Buchhaltung gab es für Stefanie Renz
von vornherein keine Alternative.

Stefanie Renz (22), Deppenhausen bei Ulm, Baden-Württemberg; Foto: Meusener

 

Im  Moment  pflege  ich  mit  top  farm­plan  hauptsächlich  die  Ackerschlag­kartei. Das ist einfach und absolut un­kompliziert.  Außerdem  habe  ich  alle  Daten  immer  sofort  auf  dem  Handy.  Vor allem die Suche per Schlagwort in den  digitalisierten  Dokumenten  spart  mir viel Zeit. Das  ist  für  mich  besonders  wichtig,  weil ich nebenbei noch meinen Master in  Tierwissenschaften  mache.  Dreiein­halb  Tage  pro  Woche  bin  ich  für  das  Studium   in   Hohenheim,   dreieinhalb   Tage arbeite ich Zuhause. Im April bin ich  in  die  Landwirtschaft  eingestiegen.  Studium und Hof sind eine Herausfor­derung. Vor allem mit der Masterarbeit vor der Brust. Aber ich weiß, wofür ich es  tue.  Im  Moment  führt  mein  Vater  den Betrieb noch im Nebenerwerb. Das soll sich im Zuge der Hofübergabe än­dern. Ich möchte den Hof gerne wieder in den Vollerwerb nehmen.

Digital ist normal

Zu Beginn stand für mich, als zukünf­tige  Betriebsleiterin,  die  Buchhaltung  auf  dem  Aufgabenzettel.  Mein  Vater  hat  mich  darin  unterstützt,  die  Büro­arbeit so zu organisieren, wie ich sie die nächsten Jahre handhaben möchte.  Für mich stand schnell fest: Das ma­che ich nur digital! Die Vorteile, die das mit  sich  bringt,  überwiegen  einfach.  Zudem wäre es Unsinn, sich in das be­stehende  System  einzuarbeiten,  um  es  dann  in  ein  paar  Jahren  auf  eine  digi­tale Variante umzustellen.Das  Sommersemester  hatte  ich  mir  für  den  Übergang  freigearbeitet.  Jetzt  im Wintersemester muss ich besser mit meiner  Zeit  haushalten.  Vor  allem  die  regionale  Vermarktung  unserer  deut­schen   Sattelschweine   ist   zeitintensiv.   Insgesamt  haben  wir  65  Muttersauen  und  mästen  alle  Ferkel  selbst.  Außer­dem bauen wir noch einen neuen Stall nach  den  höchsten  Tierwohlkriterien.  Nächstes  Frühjahr  wollen  wir  die  ers­ten Schweine einstallen. Mit den Stroh­schweinen  erfüllen  wir  zukünftig  die  neuesten  Tierwohlstandards.  Die  Ab­läufe im Stall digitaler zu gestalten, ist mein nächstes Projekt.“

 

Welche Erfahrungen hast Du mit dem Thema gemacht? Schreibe uns an service@topfarmplan.de oder melde Dich telefonisch bei uns unter 02501 801 4484.

 

9. Januar 2020

Das könnte Dich auch interessieren

Revisionssicherheit top farmplan stockbild
Anleitungen

Revisionssicherheit – Was bedeutet das?

Revisionssicherheit und der Traum vom papierarmen Büro. Du möchtest die Papierflut in Deinem Büro endlich beseitigen? Du hast die Nase ...

Mehr erfahren
Mitbenutzerzugänge anlegen freischalten und Rechte vergeben
Ratgeber

Mitbenutzer einladen und Rechtevergabe

Mitbenutzer einladen und flexible Rechte und Rollen vergeben? Mit top farmplan ist das möglich. In diesem Artikel zeigen wir Dir, ...

Mehr erfahren

Kontakt zum Kundenservice

Du hast Fragen zu top farmplan oder benötigst Unterstützung?
Dann ruf uns an. Wir helfen Dir gerne weiter!

02501 801 44 84 service@topfarmplan.de Servicezeiten: Montag bis Donnerstag von 8:30 Uhr bis 16:30 Uhr und Freitags bis 15 Uhr