Um Dokumente in top farmplan – z.B für die Stoffstrombilanz – noch einfacher wiederzufinden, kannst Du diese jetzt mit sogenannten Tags versehen. Tags sind Stichworte oder Kategorien, welche Du mit einem Dokument verknüpfen kannst. So ist es möglich z.B. das Stichwort „Stoffstrombilanz“ allen Dokumenten, welche für die Stoffstrombilanz relevant sind, zuzuordnen. Zur Erstellung der Stoffstrombilanz brauchst Du dann nur im Suchfeld das Tag „Stoffstrombilanz“ eingeben und schon werden Dir alle damit verschlagworteten Dokumente angezeigt. Wie das genau funktioniert erfährst Du hier:
So vergibst Du Tags in top farmplan
Zunächst legst Du Deine Dokumente wie gewohnt in den Aktenschrank. Wie der Aktenschrank funktioniert? Das erklären wir Dir hier. Aber jetzt erst wieder zum Tagging: Wenn Du Deine Dokumente hochgeladen hast, klicke mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument. Daraufhin erscheint dann folgendes Menü (siehe Abbildung):
Durch das Klicken auf das gewünschte Schlagwort (Tag) kannst Du das jetzt Deinem Dokument zuordnen. In unserem Beispiel ordnen wir dem Dokument das Tag „Stoffstrombilanz“ zu. Es ist auch möglich dem Dokument mehrere Tags zu zuordnen, dann wiederholst Du den Vorgang einfach und klickst auf weitere Schlagworte.
So siehst Du, welche Tags ein Dokument hat
Nach dem Zuweisen wird Dir das Tag hinter dem Dokument als Farbe angezeigt. Auf der rechten Seite siehst Du, wie oft das Tag bereits im gesamten Aktenschrank verwendet wurde. Du kannst auch mehrere Dokumente gleichzeitig mit Tags versehen. Wähle hierfür im ersten Schritt die entsprechenden Dokumente aus, mit Klick auf die rechte Maustaste weist Du unter „Tag zuweisen“ ein passendes Tag zu. So kannst Du noch schneller mehrere Dokumente verschlagworten.
Um Dokumente mit bestimmten Tags wiederzufinden, klicke in der Suche auf den Pfeil und gib bei „Tags eingeben“ das gewünschte Tag – in diesem Fall „Stoffstrombilanz“ – ein und wähle den Punkt „enthalten“ aus. Du kannst auch nach mehreren Tags gleichzeitig suchen. Es werden dann die Dokumente angezeigt, denen das gesuchte Tag zugewiesen wurde. Durch diese Art der Suche findest Du schnell alle gewünschten Dokumente zu einem Thema.
Suchst Du nach Dokumenten, die ein bestimmtes Tag noch nicht erhalten haben, dann kannst Du den Punkt „nicht enthalten“ auswählen. Dann suchst Du nach allen Dokumenten, die von Dir noch nicht mit diesem Tag versehen worden sind. Ein Beispiel wäre „Übertragen“. Du kannst so nach allen Belegen suchen, die Du noch nicht „Übertragen“ hast suchen und diese anschließend verschicken.
Alles Weitere zum Thema Suche findest Du in unserem Beitrag „4-Tipps zur Suche in top farmplan“
Tipp: Alternativ kannst Du auch direkt auf ein Tag an einem Dokument klicken, um alle Dokumente mit demselben Stichwort anzeigen zu lassen.
In top farmplan sind für Dich bereits einige Tags vorgegeben. Die möchtest Du aber gar nicht nutzen? Dann benenne sie einfach um, lösche sie oder füge auch eigene Tags hinzu. Der einfachste Weg Deine Tags zu verwalten ist dieser: Klicke auf ein Dokument, dann auf „Tags zuweisen“ und anschließend auf „Tags verwalten“. Jetzt befindest Du Dich in dem Bereich, in dem Du alle Deine Tags bearbeiten und verwalten kannst. Unter „Bearbeiten“ kannst Du z.B. die Farbe oder den Namen ändern. Im oberen Bereich besteht die Möglichkeit auch neue Tags zu vergeben. Dafür wähle „hier klicken“ aus und bestimme Namen und Farbe des Tags. Anschließend noch „speichern“ und bist Du fertig. Nachdem ein Tag angelegt oder bearbeitet wurde, gelangt man über den zurück-Button des Browsers wieder in den Aktenschrank.
Tipp: Du siehst einige Tags nicht? Klicke in der Tagverwaltung auf „Alle anzeigen“.
5. November 2018
